評価が上がる日報、週報、月次報告書の具体的な書き方のコツ。

評価が上がる報告書の具体的な書き方

前回の「評価が上がる日報、週報、月次報告書の書き方(1)」の続きになります。まだ読まれていない方は、まずはそちらを一読いただけたらと思います。

さて、今回は評価が上がる報告書の具体的な書き方のコツをご紹介していきたいと思います。

前回のCさんの報告書を例にしていきます。

C:「もっとお客様の話を聞いたあと、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

この日報、週報の書き方では評価をさげてしまいます。なぜなら、論理的ではないからです。

Cさんにも目標が設定されています。ここではCさんの週間目標が契約10件だったとします。そして、Cさんの結果は2件だったとします。さらに他のメンバーの営業結果は7件、8件だったとします。

このようなとき、上司が考えることは「なぜCさんも7件前後の営業結果じゃないのか?」です。Cさんの報告書にはお客様とのコミュニケーションについての反省が記されています。しかし上司は、「Cさんはコミュニケーション以外にも改善点があるはずだ。声かけ数は平均に足りているのか? 休憩時間のとり方が間違っているのではないか? 実際どんなコミュニケーションをとっているのか? 今後、それをどう変えるつもりだろうか?」と、コミュニケーション以外の点が気になるのですね。もしそこでCさんがあまり深く考えずに、また同じように営業活動を続けたらどうなるでしょうか? 上司はCさんのセールスコミュニケーションについて根掘り葉掘り質問して、指導しなければならなくなります。状況によっては強制的に改善方法とその実践を命令してくるようになります。

反対に、Cさんの営業結果が7件だったらどうでしょうか? Cさんは「もっとお客様の話を聞いたあと、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」と報告しています。残念ながら営業結果は目標の10件に届いていません。しかし平均営業実績の7件の契約を獲ってきています。

すると上司は、「コミュニケーションは良いのだろう。したがって報告書に記載されているコミュニケーションが問題ではないはずだ。それよりもアプローチ数や商談の時間帯、アポイントの取り方など『戦略』を変えてみたほうがいいのでは? あとモチベーションはどうだろう?」と考えるようになります。つまり、Cさんの報告書には営業結果に対する理由が記載されていないので、論理的な報告書になっていないのです。それゆえに上司がいろいろと質問してくるようになるのですね。

したがいまして、営業マン(販売員)が評価を上げる報告書を書くためには、自分の目標と営業結果に焦点を当て、論理的に書いていくことが必要になります。その書き方は結果 → 理由 → 改善策 → 方法論で書くことです。




営業結果を分析する| 報告書の書き方のコツ

日報、週報、月次報告書を書くためには、自分の営業結果を分析しなければなりません。しかし、この自分の営業結果を分析することを苦手とされている営業マンは多いようです。そこで、評価が上がる報告書の書き方のコツになる、営業結果の分析のやり方についてご紹介していきたいと思います。

実は自分の営業結果を分析することはすごく簡単です。なぜなら、その営業結果になった原因を「適当にひらめきに任せて考える」だけだからです。本当に適当です。あなたのひらめきに任せて適当に原因になっていそうなことを思い浮かべればいいのですね(すぐできそうですよね?)。

まずは「なんでこの営業結果になった? 理由は何だろう?」と自問を開始します。そして、その回答をひらめきに任せていきます。では、なぜ適当に思い浮かべるだけでいいのか? その理由ですが、それは正解がないからです。正解がないというか、本当の答えは分からないことのほうが多いからです。

例えば、あなたが「私は積極的にクロージングをかけた。だから成約になった」と、売れた原因について考えていたとします。しかし、実際のお客様はこう感じていたかもしれません。「最初から買う気だった。あの店員はマジうっとうしかった」。本当の理由なんて分からないことのほうが多いのですね。ということは、自分の営業結果を分析するときは、適当なひらめきに任せるのです(その代わり頭をフル回転させて、たくさんの思いつきを出していきます)。例えばこんな感じです。

・集客が悪かった原因は……まだ10月の第3週だけど、雪が降らなかったからだ(←適当過ぎますよね? でも、これでOKです。ひらめくことが大切です。この適当さが大切になってきます)。

売れた原因は……。または売れなかった原因は……。

  • クロージングでしっかりと押せたからだ。
  • お客様が皆、外出していたからだ。
  • お客様の気分が下がる言葉を使ったからだ。
  • 契約を獲ろうとあせりすぎたからだ。
  • 髪を切って第一印象が悪くなったからだ。
  • 水曜日だからだ。
  • 給料日前だったからだ。
  • お客様が我が社のファンだったからだ。
  • 新しいCMが評判だったからだ。
  • 他社のイベントコンパニオンに美人がいたからだ。
  • 昨日奥さんに小遣いをもらって気分良く仕事ができたからだ。
  • 同僚がやる気をなくしていたからだ。

こんな感じで、あなたのひらめきに任せてポンポンポンと適当に原因を思い浮かべてみます。すると、いくら適当といえども現場を思い浮かべながらひらめこうとしますので、それっぽい内容が見つかったりするのですね。これを繰り返していると、いつの間にか「あっ、これがこの営業結果になった原因だな……」と、速くたどり着けるようになれます。そうなってくると自分の営業結果の分析がうまくなっていきます。

このなると、報告書に盛り込む内容が濃くなってきます。そして、論理的な構成で報告書を書くことができるようになります。

「週末、A社にイベントコンパニオンが入店。その中に容姿端麗な女性がおり、男性客が引きつけられていた。また、それがきっかけとなり普段A社商品を勧奨しない男性の代理店社員様3名がA社を勧奨し成約。成約後はイベントコンパニオンによる抽選が催されており、唯一接触できる。A社の成約数は先週の2倍。来週も同イベントコンパニオンは入店予定。対策として、アプローチを速くすることでお客を獲られないように行動する」。




報告書の文章の書き方

報告書の文章の書き方は簡単です。

  • 主語と述語を近づける。
  • 短く書く

だけです。

あとはポイントとして「私は上司に何を伝えたいのか?」「上司に10秒以内で理解してもらうためにはどう書くか」と意識されるだけです。

例1:

個人目標: 2件。

全体目標: 10件。

文章: 本日の営業結果は1件。お客様は40代男性(A社ユーザー)。商品比較にて成約。本日の接客数は7名。残りの6名は検討段階。6名は情報収集目的で来店されていた。「来月のボーナスが出たら購入するつもりだ」「今は自分に合う商品を探している」などと述べられていた。6名全員が新規だった。ゆえに6名へ名刺を渡している。今月の新規への名刺配布は31枚。今月中のリピート数は7名。その7名中6名は成約済み。

例2:

本日は成約1件。お客様は40代男性。他社の価格に納得ができず来店。品質比較および価格に納得いただけた。本日の接客数7名。そのうち自社ユーザー数3名。検討段階3名。3名は価格について情報収集されており、家族会議後に再来店の予定。電話番号を入手できたので、○日までに再来店が無ければ営業電話の予定。

※これはあくまで例です。

わざとたくさんの文章を並べておりますが、上司が求めている内容を推測して、それに合うように書いていくだけです。そして、とにかく主語と述語を近づけて、1文を短くすることです。主語と述語が近づいていると、内容が理解しやすくなります。

主語・・・

述語・・・

  • 私は京都を愛している。
  • 日本食の伝統美を研究する私は、旅先のどの旅館でもなんてことない朝食のお漬け物の中にまで主張しない美を提供してくる京都という土地を愛さずにはいられない。

どちらもざっくりとした意味は変わりません。上で充分です。また、主語と述語が離れていると、何が言いたいのか理解するまで時間がかかりますね。したがいまして、主語と述語を近づけて、文を短くすることが報告書を書くコツになります。

以上が、「評価が上がる日報、週報、月次報告書の具体的な書き方のコツ」になります。

もしかしたら、この記事はあなたの会社が求めている報告書の書き方に対応できないかもしれません。なぜなら、会社や上司によっては報告書に対する考え方が様々だからです。それゆえに、ぜひあなたの上司が求めている視点に沿いながら、うまく報告書をまとめてみてください。

ちなみに、余談ですが、私の昔の上司は「自己分析」を求めてきました。それを報告するように厳しく言われました。反対に、私が営業マネージャーだったときは「営業結果」「その理由」を簡単に書いてもらうだけにしていました。細かいことは部下だった方々と昼食をとっているときやお酒の席で直接ヒアリングをして ”アドバイス” として指導していました。いろいろな環境があると思います。

この記事があなたの報告書作成の参考になれれば嬉しく思います。ぜひ、あなたの報告書がどんどんと評価されますことを陰ながらではございますが心より願っております。

一二 三四朗(ヒフ ミシロウ)でした。

ありがとうございました。

(もしこの記事が少しでも刺激になりましたら、いつでも読み返せるようにブックマークをお忘れないように気をつけていただけたらと思います)。




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