評価が上がる日報、週報、月次報告書の具体的な書き方のコツ

評価が上がる報告書の具体的な書き方

※前回の「評価が上がる日報、週報、月次報告書の書き方(1)」の続きになります。まだ読まれていない方は、まずはそちらを一読いただけたらと思います。

C: 「もっとお客様の話を聞いたあと、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

まず、99%Cさんには目標設定がされているでしょう。例えばそれが週間契約数10件だったとします。そしてCさんの営業結果は2件だったとします。さらに他のメンバーの営業結果は7件、8件だったとします。

このようなとき、上司が考えることは「なぜCさんも7件前後の営業結果じゃないのか?」です。Cさんの報告書はお客様とのコミュニケーションについての反省が記されています。しかし上司はそんなことが気になるわけではありません。

「Cさんはコミュニケーション以外にも重大な改善点があるはずだ。まず声かけ数はほかのメンバーと同じくらいできているのか? 休憩に入るタイミングを間違えていないか? モチベーションはどうか? 実際お客様とどんなコミュニケーションをとっているのか? それを今後どう変えていくつもりだろうか?」。

もしここでCさんがあまり深く考えずに、また同じように営業活動を続けたらどうなるでしょうか? 上司はCさんのセールスコミュニケーションについて根掘り葉掘り質問して、指導しなければならなくなります。最悪の場合、強制的に指示通りに活動させることになります。

反対に、Cさんの営業結果が7件だった場合はどうでしょうか? この場合は目標の10件に届いていませんが、平均の7件という営業結果です。

すると上司は、「7件結果が出ている。セールスコミュニケーションは良いのだろう。したがって報告書に記載されているコミュニケーションが問題ではないはずだ。それよりもエリア選定はどうか? アポイント入れ方は効率的だろうか? 目標達成させる執着心はどうか?」と考えるようになります。

つまりCさんの報告書には、営業結果に対する理由が記載されていないことで評価を下げてしまっているのです。

したがいまして、営業マン(販売員)が評価を上げる報告書を書くためには、次の点を意識しなければならないことになります。

目標と結果の数字の差について理由を考える。それをベースに結果 → 理由 → 改善策 → 方法論で書く。




営業結果を分析する| 報告書の書き方のコツ

日報、週報、月次報告書を書くためには、自分の営業結果を分析しなければなりません。しかし、この作業を苦手にされている方は多いようです。

そこで、評価が上がる報告書の書き方のコツでもある、営業結果の分析のやり方についてご紹介していきたいと思います。

実は、営業結果を分析するのはすごく簡単です。なぜなら、そうなった原因については「適当にひらめきに任せるだけで良いから」です。

どういうことか、ご説明します。まず「なんでこの営業結果になった? 理由は何だろう?」と自問をはじめます。でもその回答については、ひらめきに任せていくだけになります。なぜひらめきに任せるのかは、原因に正解がないからです。正解がないというか、本当の原因はわからないことのほうが多いからです。

例えば、あなたが「私は積極的にクロージングをかけた。だから成約になった」と売れた原因について確信していたとします。しかし、実際のお客様はこう感じていたかもしれません。「最初から買う気だった。あの店員は本当にうっとうしかった」。

本当の理由なんて分からないことのほうが多いのですね。ということで、自分の営業結果を分析するときは、適当なひらめきに任せるようにします(その代わり頭をフル回転させて、たくさんのひらめくようにします)。例えばこんな感じです。

・集客が悪かった原因は……雪が降らなかったからだ(まだ10月の第3週だけど)。

適当過ぎますよね? でも、これでOKです。ひらめくことが大切です。この適当さが役にたつときがあるからです。

あと、例えば売れた原因、売れなかった原因については、

  • クロージングでしっかりと押せたからだ。
  • お客様が皆、外出していたからだ。
  • お客様の気分が下がる言葉を使ったからだ。
  • 契約を獲ろうとあせりすぎたからだ。
  • 髪を切って第一印象が悪くなったからだ。
  • 口が臭かったからだ。
  • お客さんは夫婦げんかをしたあとだったからだ。
  • 水曜日だからだ。
  • 給料日前だったからだ。
  • お客様が我が社のファンだったからだ。
  • 新しいCMが評判だったからだ。
  • 他社のイベントコンパニオンに美人がいたからだ。
  • 昨日奥さんに小遣いをもらって気分良く仕事ができたからだ。
  • 同僚がやる気をなくしていたからだ。
  • トップ営業に教えてもらったとおりできたからだ。
  • お客様が理解できないほどレベルの高い商品だからだ。

こんな感じで、あなたのひらめきに任せてポンポンポンと適当に原因を思い浮かべてみます。すると、いくら適当といえども現場を思い浮かべながらひらめこうとしますので、それっぽい内容が見つかったりします。

これを繰り返していると、「あっ、これが原因だな……」とか「改善点はこれだ」と、素早くそれらしい原因にたどり着けるようになります。いつしか営業結果の分析がうまくなっていたりします。これを報告書に盛り込むと内容が濃くなります。

「週末、A社が抽選会イベントを実施。それに伴ってイベントコンパニオン2名が入店されていた。その中に容姿端麗な女性がおり、男性客が引きつけられていた。さらに普段A社商品を勧奨することの少ない男性の代理店社員様3名がA社商品を積極的に勧奨する姿を確認。その理由は、成約後にお客様を抽選会に誘導できるからだ。そのときが唯一イベントコンパニオンに接触できる機会でもある。A社の成約数は先週の2倍。来週も同じイベントコンパニオンで抽選会が実施される。対策として、お客様へのアプローチをいつもより速くすることで、彼らの接客数を減らしていく」。




報告書の文章の書き方

報告書の文章の書き方は以下3つを守ると良いでしょう。

  • 主語と述語を近づける。
  • 短く書く
  • 1つの文章に1つの内容を。

例1:

個人目標: 2件。

全体目標: 10件。

文章: 本日の営業結果は1件。お客様は40代男性(A社ユーザー)。商品比較にて成約。本日の接客数は7名。残りの6名は検討段階。6名は情報収集目的で来店されていた。お客様は「来月のボーナスが出たら購入するつもりだ」「今は自分に合う商品を探している」などと述べられていた。6名全員が新規だった。ゆえに6名へ名刺を渡している。今月の新規客への名刺配布数は31枚。今月中のリピート数は7名。その7名中6名は成約済み。

例2:

本日、成約1件。お客様は40代男性。他社の価格に納得ができず来店。品質および価格にご納得いただけた。本日の接客数7名。そのうち自社ユーザー数3名。検討段階は3名。この3名は価格について情報収集されていた。3件とも家族会議後に再来店の予定。電話番号を入手できたので、○日までに再来店が無ければ営業電話の予定。

※これはあくまで例です。わざとたくさんの文章を並べております。

報告書の文章の書き方は、とにかく主語と述語を近づける。1文を短くする。1つの文章に1つの内容を。これを守ると他人は書いてある内容を素早く理解できます。

特に大切なことは、主語と述語を近づけることです。

主語・・・

述語・・・

  • 私は京都を愛している。旅先の旅館で出される料理が美しいからだ。
  • 日本食の伝統美を研究する私は、毎回どの旅館でも出されるなんてことない朝食のお漬け物にまで主張しない美しさを表現しようとする京都という特別な土地を愛さずにはいられない。

どちらも京都を愛しています。上で充分です。また、主語と述語が離れていると、何が言いたいのか理解するまで時間がかかります。それがストレスになります。

文章には2つの目的があります。

  • 情報を伝える。
  • 芸術作品として楽しませる。

報告書の目的は「情報を伝える」です。間違っても小説に影響を受けっぱなしで、芸術作品風の文章を書いてはいけません(このブログを読んでいただいてる方は大丈夫だとは思います)。読まされるほうはただただストレスでしかありません。

ぜひ参考にされてみてくだされば嬉しいです。

以上が、「評価が上がる日報、週報、月次報告書の具体的な書き方のコツ」でした。

もしかしたら、この記事はあなたの会社が求めている報告書の書き方に対応できていないかもしれません。なぜなら、会社や上司によって報告書の書き方に対する考えが違うからです。ぜひ、あなたの会社や上司が求めている視点に沿いながら、報告書を仕上げていっていただけたらと思います。

ちなみに、余談ですが、私の昔の上司は「自己分析」を求めてきました。それを報告するように厳しく言われた経験があります。反対に、私が営業マネージャーだったときは「営業結果」「その理由」を簡単に書いてもらうだけにしていました。細かいことは部下だった方々と昼食をとっているときやお酒の席で直接本音をヒアリングをして ”アドバイス” として指導していました。いろいろな環境があると思います。

あなたのますますのご活躍を陰ながらではございますが、心より応援しております。

一二 三四朗(ヒフ ミシロウ)でした。

ありがとうございました。




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