評価が上がる営業日報、週報、月次報告書の書き方

報告書の書き方

営業日報、週報、月次報告書の書き方

評価が上がる報告書の書き方は「活動結果に対する理由を書く」

これをべースに報告書を仕上げることです。

なぜなら報告書を読む上司にしてみると部下の結果に対して、「なぜその結果になったのか? この人はこの結果に対してどう考えているのか?」が知りたいからです。

もちろん上司はなぜその数字になったのかを経験からほぼほぼ推測できているのですが、部下がその推測のように考えているのかどうかが心配になるのですね。

例えば次の報告文に目を通していただけますでしょうか。

A.今週は再訪問をしたときに留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えなければならない。

B.来月はもっと積極的に声かけをしなければならない。

C.もっとお客様の話を聞いたあとに商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた。

いかがでしょうか?

これらはすべて書いた人の思い込みになっていますね。

だから上司は困ってしまうわけです。

A → まず何時に再訪問をしたのか?
なぜ再訪問するときは時間帯を考えなければならないのか? そもそも前回アポイントを取れていなかったのか?

B → なぜ積極的に声かけをしないといけないのか?
今月はどのくらい声をかけたのか?
来月はどのくらい声をかけるつもりなのか?

C → なぜそう感じたのか?

疑問がたくさん浮かんできてしまいます。

結果 → 理由 → 改善策 → 方法論の順で報告書を書く

日報、週報、月次報告書などは、次のような順番を守りながら書かれると良いでしょう。

1.あなたの販売実績。 (結果

2.なぜその数字になったのか? (理由

3.結果が目標に対して未達成ならば、その数字を伸ばす方法は? 目標を達成していればその数字を維持する方法は? または増やす方法は? (改善策

4.その改善策に対して具体的にどんな行動をとっていくのか? (方法論

※あなたの会社に報告書用のフォーマットがあれば、この順番についてはあくまでご参考までに。

この1~4の順番について、どの業種の方でもご理解いただけるように、設定をシンプルにした例を書いたので目を通していただけますでしょうか。

設定:「もしも中学生が期末テストの結果を報告書にまとめ、親に提出するなら」

【例】
親: 「数学で95点以上とれ!」

〔報告書〕
■日付: A月 第a週。
■科目: 数学
■実績: 83点
■所感: 目標95点に対し、結果は83点。←結果

今回は設問7に20分前後も時間を費やしてしまった。よって設問8の途中で時間切れに。また、冒頭の計算問題にも2つ計算ミスがあった。←理由

今後は設問7の項目を10分以内で解けるようにする。また、それとは別に設問7を途中で切り上げて設問8や設問9に取りかかっていれば結果を91点まで伸ばせた可能性があった。したがって次回からは常に冷静にテストに臨むように意識する。そして時間配分および解ける問題から手を付ける意識をもつ。←改善策

今月は設問7に関する基礎問題集を1冊、応用問題集を1冊勉強する。問題集に取り組むときは冷静になり、時間配分および解ける問題から手をつける。←方法論

以上。

これを読んだ上司は、「早く設問7を克服できるように」と一言で仕事を終わらせることができます。

そして後日、設問7の内容を克服できていればその人を評価せざるを得なくなります。

さらに今後同じような箇所で伸び悩んでいる部下が出てきても素早く問題解決に導いてあげられるようになります。

さて、ここでもう一度冒頭のA~Cの報告書を読んでみてください。

あの報告書の書き方がなぜ評価されないのかがよく理解できるのではないでしょうか。

A.今週は再訪問をしたときに留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えなければならない。

B.来月はもっと積極的に声かけをしなければならないと感じた。

C.もっとお客様の話を聞いたあと、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた。

まず結果に対する理由から始まっていませんね。

そして改善策もその方法論も何も書かれていません。

ですから上司は「どう行動を変えていくつもりだろうか……。明日もまた同じことを繰り返すのでは……」と不安だけがつのるようになるのです。

では、A~Cの報告書はどう変えていけば評価されるのでしょうか?

Cを例に改善してみます。

結果に対する理由を書く

C: もっとお客様の話を聞いたあと、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた。

さて、おそらくCさんには「週間の成約数10件」というような目標が設定されているはずです。

そして実際に活動したCさんの成約数が2件だったとします。

でも他のメンバーの成約数は7件、8件でした。

このとき上司は報告書を読む前にすでにこう考えています。

「なぜCさんだけ7件前後に届かなかったのか?」。

Cさんの報告文にはお客様とのコミュニケーションについての反省が記されています。

しかし上司は経験上そこが問題点には感じないのです。

「Cさんはコミュニケーション以外にも重大な改善点があるはずだ。まず声かけ数は他のメンバーと同じくらいできているのか? 休憩に入るタイミングを間違えていないか? モチベーションはどうか? 実際お客様とどんなコミュニケーションをとっているのか? それを今後どう変えていくつもりだろうか?」。

山のように報告文以外の問題点が思い浮んできます。

反対に、Cさんの成約数が7件だったとしたらどうでしょうか?

すると上司はこう考えるでしょう。

「7件の結果が出ている。お客様とのコミュニケーションには大きな問題は感じられない。したがって報告書に記載されているコミュニケーションとは別に問題があるのでは? エリアの選定はどうか? アポイントの入れ方は効率的だろうか? 目標を達成させる執着心はどうか?」。

だからCさんは次のような報告文を書くことが求めらていたのです。
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■提出者:Cさん。
■目標:10件。
■結果: 2件。
■所感:アプローチ数は50件(※この数は平均値とする)。そのうち検討件数が5件。この5件の接客ではお客様情報のヒアリング不足およびクロージングを急ぎすぎた。今後はお客様情報の聞き出し方およびクロージング時に冷静になれるように意識する。帰社後にロープレの時間を持ち、同僚に協力を依頼する。またこの5件に対し来週に再度アプローチをしていく。
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分析 そのやり方

評価が上がる日報、週報、月次報告書を書くためには自分の販売結果を分析できなければなりません。

しかしこの分析を苦手にされている方がとても多いです。

そこで、ここからは私が実践している販売結果の分析のやり方をご紹介したいと思いますので、ご参考いただけたらと思います。

なぜそうなった? と問い続ける

実は自分の販売結果を分析するのはとても簡単です。

基本時には「なぜそうなった?」と問い続けるようにします。

そしてここがポイントなのですが、その答えについては適当にひらめきに任せればいいのです。

なぜ適当にひらめきに任せればいいのかというと、その結果になった本当の理由にはたどり着けないことがほとんどだからです。

例えばあなたが成約できた商談について次のように自己分析をしたとします。

「私は積極的にクロージングをかけた。だから成約できた」。

しかし実際のお客様はこう感じていたのです。

「最初から買う気だった。あの営業マンは本当にうっとうしかった」。

このように本当の理由なんて分からないことが多いです。

ということは自分の販売結果を分析するときは適当にひらめきに任せればいいのです(その代わり、頭をフル回転させてたくさんひらめかなければなりません)。

例えば次のようなイメージです。

・10月の第3週の集客が悪かった。
その原因は……雪が降らなかったからだ! (10月に雪なんてものすごく適当ですね。でもこれでOK。この突拍子もない内容をひらめけることのほうが大切です)。

ほかにも売れた原因、売れなかった原因を分析するときには下記のような理由を適当にひらめいていくとよいでしょう。

・クロージングでしっかりと押せたからだ。
・お客様が皆、外出していたからだ。
・お客様の気分が下がる言葉を使ったからだ。
・契約を獲ろうとあせりすぎたからだ。
・髪を切って第一印象が悪くなったからだ。
・口が臭かったからだ。
・お客さんは夫婦げんかをしたあとだったからだ。
・水曜日だからだ。
・給料日前だったからだ。
・お客様が我が社のファンだったからだ。
・新しいCMが評判だったからだ。
・他社のイベントコンパニオンに美人がいたからだ。
・昨日、私が妻から小遣いをもらって気分良く仕事ができたからだ。
・同僚がやる気をなくしていたからだ。
・トップ営業マンに教えてもらった売り方どおりにできたからだ。
・お客様が理解できないほど、うちの商品はレベルが高いからだ。
・服にアイロンがかかっていなかったからだ。

こうやって適当にひらめきに任せていたとしても、一応現場を思い浮かべながらひらめこうとしているので意外と販売結果に対するそれらしい理由が見つかってしまうものです。

そしてこの作業を繰り返していると「あっ、これが理由だな……」とか「改善点はこれだな」などが分かるようになってきます。

すると報告書の内容に厚みが出はじめます。

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今週末もA社が抽選会イベントを実施。それに伴ってイベントコンパニオン2名が入店していた。その内の1人が容姿端麗な女性で、多くの男性客を引きつけていた(前回よりお客様が多く集まり、盛り上がっていた)。さらに、普段A社商品を勧奨することが少ない代理店の男性社員様3名がA社商品を積極的に勧奨されている姿を確認。その理由は成約後にお客様を抽選会に誘導できるからである。そのときが唯一イベントコンパニオンに接触できる機会である。

A社の成約数は先週の2倍。来週も同じイベントコンパニオンで抽選会が実施される。

対策として、私たち全メンバーでお客様へのアプローチをいつもより速くする。特に代理店の男性社員様より速く接客につくことを意識する。
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報告書の文章の書き方

「主語と述語を近づける」「短く書く」「1つの文章に1つの内容を」

最後に報告書の文章の書き方についてご紹介したいと思います。

報告書の文章を書くときは以下の3つを守ると良いでしょう。

・主語と述語を近づける。
・短く書く
・1つの文章に1つの内容を。

私はいつもこれを意識しています。

【例1】
個人目標: 2件。
全体目標: 10件。
文章: 本日の営業結果は1件。
お客様は40代男性(A社ユーザー)。
商品比較にて成約。
本日の接客数は7名。
残りの6名は検討段階。
6名は情報収集目的で来店されていた。
お客様は「来月のボーナスが出たら購入するつもりだ」「今は自分に合う商品を探している」などと述べておられた。
6名全員が新規だった。
ゆえに6名へ名刺を渡している。
今月の新規客への名刺配布数は31枚。
今月中のリピート数は7名。
その7名中6名は成約済み。

【例2】
本日、成約1件。
お客様は40代男性。
他社の価格に納得ができず来店。
品質および価格にご納得いただけた。
本日の接客数7名。
そのうち自社ユーザー数3名。
検討段階は3名。
この3名は価格について情報収集されていた。
3件とも家族会議後に再来店の予定。
電話番号を入手できたので、○日までに再来店が無ければ営業電話の予定。

特に大切なことは「主語と述語を近づける」ことです。

■主語と述語が近づいている文章。
(主語・・・ 述語・・・

私は京都を愛している。なぜなら旅館で出される料理が美しいからだ。

■主語と述語が離れた文章。
・日本食の伝統美を研究する私は、どの旅館で朝食を食べてもそこには主張しないながらも存在感のある美しいお漬物を出す土地柄の京都を愛さずにはいられない。

下の文のように主語と述語が離れていると何が言いたいのかよくわかりません。

よくわからないので読む側はストレスになります。

ですから報告書の文章は主語と述語を近づけることを徹底的に意識されるとよいでしょう。

ちなみに、私たち人間が文章を書く目的は2つあります。

1.情報を伝えるために書く。
2.芸術作品として読者を楽しませるために書く。

報告書の目的は「情報を伝える」です。

情報を伝えるときは自分の大好きな小説家に影響を受け、芸術作品風の文章を書いてはいけません。シンプルが一番です。

以上が「評価が上がる営業日報、週報、月次報告書の書き方」になります。

ぜひこの記事があなたのご参考になれれば嬉しく思います。

ありがとうございました。

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