評価が上がる営業日報、週報、月次報告書の書き方(1)

こんな報告書は評価を下げる| 営業マンの報告書

次の報告書に目を通していただけますでしょうか?

A.「今週は再訪問したとき留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えないといけない」。

B.「今日はもっと積極的に声かけをしなければならないと感じた」。

C.「もっとお客様の話を聞いたあとに、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

実は、これら報告書の書き方はあまり良くありません。上司の評価を得られません。なぜなら、これらの報告書には「なぜそう考えたのか? その理由は?」という根拠が書かれていないからです。

上司は読みながら、「なぜそれがあなたの問題点なのか? 今後どう改善するつもりか?」と、疑問がわいてきます。そしてそれについて質問しなければならなくなります(私が営業マネージャーだったとき、このような報告書をよく受け取っていました)。

では、なぜ多くの営業マン(販売員)は上記A~Cのような報告書を書いてしまうのでしょうか? その理由は多くの営業マン(販売員)が営業日報、週報、月次報告書の目的を教えてもらっていないからです。それゆえに「この面倒くさい作業に一体何の意味があるの?」と本音では感じています。そしてその感情を持ちながら報告書を書いていくので、上記のような報告書に仕上がってしまいます。




上司の事情を知る| 評価が上がる報告書の書き方

評価される報告書を書くためには上司の事情を知ることが大切です。おそらくあなたの上司はいつも「営業実績を出せ! 売れ!」と口うるさいのではないでしょうか? 上司がそんな心理状態になっているのには理由があります。

私たちの上司は、さらに上から「全体の営業実績を出せ!」とプレッシャーをかけられています。全体の営業実績=その上司1人で達成できる数字ではありません。ですから部下に対して「営業実績を出せ! 売ってこい!」と声を荒げているのです(ときには部下に命令を下し、徹底的にコントロールしてきます)。

では、なぜそんなにもコントロールしてくるのでしょうか? それは部下が(AさんBさんCさん)が手を抜いて営業活動をしていたら、もしくはモチベーションが下がったままだったら、営業スキルが低いままだったら、全体目標を達成させることができないからです。だから上司は部下を管理してくるのです。さらに上司のほとんどは現場に出ません。つまり「あなたの活躍こそが上司の営業実績であり、評価の対象」になっています。

もし全体目標を達成できなければ、その上司は評価を下げることになります。彼らも必死です。基本的に上司はこのような事情があります。

営業マン(販売員)は、このような上司の事情を理解しておくことで、評価が上がる報告書を書けるようになります。なぜなら、上司の事情を理解できると報告書を書くときの視点が変わるからです。




結果 → 理由 → 改善策 → 方法論| 評価の上がる報告書の書き方

評価が上がる報告書の書き方の基本は次の4つです。

1.あなたの営業実績。 (結果)

2.なぜその数字になったのか? (理由)

3.(結果が目標に対して未達成なら)その数字を伸ばす方法は? (目標を達成していれば)その数字を継続する方法は? または増やす方法は? (改善策)

4.その改善策に対して、具体的にどんな行動をとっていくのか? (方法論)

※あなたの会社に報告書用のフォーマットがあればご参考までに。

まずは下記の例にイメージをつかんでいただけたらと思います。

※どなたでもイメージしていただけるように、設定を「もしも中学生が、テスト結果を報告書にまとめ、親に提出する」としています。

【例】

親: 「数学で95点以上とれ!」

〔報告書〕

■日付: A月 第A週。

■科目: 数学

■所感: 目標95点。結果83点。(結果

今回は「設問7」に20分前後も時間を費やしてしまった。よって設問8の途中で時間切れに。冒頭の計算問題にも2つ計算ミスがあった。(理由

今後は設問7の項目を10分以内で解けるようにする。また、設問7を途中で切り上げ、設問8や設問9に取りかかっていれば結果を91点まで伸ばせた可能性があった。したがって、次回からは常に冷静にテストに臨む。そして時間配分および解ける問題から手を付ける意識をもつ。(改善策

今月は設問7に関する基礎問題集を1冊、応用問題集を1冊勉強する。問題集に取り組むときは、冷静になり、時間配分および解ける問題から手をつける。(方法論

以上。

報告書がこう書かれていれば、上司は「早く設問7を克服できるように」と一言で仕事を終わらせられます。そして数日後、「設問7は克服できたか?」と声をかけるだけで済みます。

もしそこで部下が取り組み状況を即答できればどうでしょうか? 「お! この人は成長しそうだ」と安心できるのではないでしょうか。そして次のテストで設問7の内容を見事克服できていれば評価せざるを得なくなります。

すると、上司にとっても2つほど利益が生まれます。1つは仕事が速く処理できて、時間をほかに使えること。2つ目は、別の部下が似たような問題にぶつかったときに解決策を提示してあげられること。

この2つの利益は、この報告書を書いた営業マン(販売員)がきっかけになります。つまり全体目標を達成させるノウハウが集まり、共有できる環境になりました。

さて、ここでもう一度、上記の評価を下げるA~Cの報告書を読み返してみましょう。あの報告書の書き方が、なぜ評価を下げてしまうのかをよく理解できると思います。

A.「今週は再訪問したとき留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えないといけない」。

B.「今日はもっと積極的に声かけをしなければならないと感じた」。

C.「もっとお客様の話を聞いたあと、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

いかがでしょうか? どんな目標のどんな結果に対して振り返っているのかがわかりません。もしあなたがこのような報告書を受け取ったら不安にならないでしょうか? (私は不安でした)。繰り返しになりますが、これらは何について振り返っているのかがさっぱりわかりません。すると「明日もまた同じことを繰り返すのでは……」と不安にならざるを得ません。

では、A~Cはどう書けば評価が上がる報告書になっていたのでしょうか? Cを例に挙げてみていきましょう。

→→ 次は評価が上がる報告書の具体的な書き方のコツ

追記:

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