評価が上がる営業日報、週報、月次報告書の書き方(1)

こんな報告書は評価を下げる| 営業マンの報告書

次の報告書に目を通していただけますでしょうか?

A:「今週は再訪問したとき留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えないといけない」。

B:「今日はもっと積極的に声かけをしなければならないと感じた」。

C:「もっとお客様の話を聞いたあとに、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

実は、このような報告書の書き方ではあまり良い評価を得ることができません(私が営業マネージャーだったとき、このような報告書を受け取ることが多かったです)。なぜなら、これらの報告書には「なぜそう考えたのか? あなたがそう考えた理由は何か?」が書かれていないからです。それゆえに上司は「なぜそれがあなたの問題点なのか? 今後どう改善するつもりか?」と、読みながら疑問がわいてきますし、もう一度それについて質問することになるのですね。

一方、評価が上がる報告書の書き方とはどのようなものになるのでしょうか? これについては、上記A~Cのような報告書を書いてしまう原因から考えていかなければなりません。

では、なぜ多くの営業マン(販売員)は上記A~Cのような報告書を書いてしまうのでしょうか? その理由は多くの営業マン(販売員)の方々が営業日報、週報、月次報告書の目的を忘れてしまわれているからです(もしくは教えてもらっていないかもしれません)。

それゆえに「この面倒くさい作業に一体何の意味があるの?」と、本音では感じています。そしてこの感情を持ちながら報告書を書いていくのですね。すると、上記A~Cのような報告書の書き方に仕上がってしまうのです。




上司の事情を知る| 評価が上がる報告書の書き方

評価される報告書を書くためには上司の事情を知ることが大切になります。おそらく、あなたの上司はいつも営業実績を出せ! 売れ! と口うるさいのではないでしょうか? 上司がこのような状態になっているのには理由があります。

私たちの上司はさらに上から「全体の営業実績を出せ!」とプレッシャーをかけられています。全体の営業実績=その上司1人で達成できる数字ではありません。それゆえに、部下に対して営業実績を出せ! 売れ! と声を荒げているのですね。ときには部下に対し、命令することで徹底的にコントロールしてきます。

では、なぜそこまで強くコントロールしてくるのでしょうか? それは部下が(AさんBさんCさん)が手を抜いて営業活動をしていたら目標達成ができないからです。部下のモチベーションが下がっていたら目標達成ができないからです。営業(販売)スキルが低いままだったら目標を達成できないからです。上司がメンバー全員を管理することができなければ、全体目標が達成できないからです。だから強くコントロールしてくるのですね。

もし上司が全体目標を達成できなければ、その上司は会社から評価されません。彼らも必死です。また、上司のほとんどは現場に出ません。つまり「あなたの活躍こそが上司の営業実績であり、評価の対象」になるのですね。基本的に上司にはこのような事情をもちながら仕事をしています。

営業マン(販売員)は、このような事情を理解しておくことが評価が上がる報告書を書くために大切になってきます。なぜなら、上司の事情を理解できていると、報告書を書くときの視点が変わるからです。




結果 → 理由 → 改善策 → 方法論| 評価の上がる報告書の書き方

評価が上がる報告書の書き方の基本は次の4つです。

1.あなたの営業実績。 (結果)

2.なぜその数字になったのか? (理由)

3.(結果が目標に対して未達成なら)その数字を伸ばす方法は? (目標を達成していれば)その数字を継続する方法は? または増やす方法は? (改善策)

4.その改善策に対して、具体的にどんな行動をとっていくのか? (方法論)

※あなたの会社に報告書用フォーマットがあれば使えないと思いますが、そこはご了承願います。

まずはこの1~4の書き方の例を下にご用意しましたので、イメージをつかんでいただけたらと思います。※どなたでもイメージしていただけるように設定を「もしも中学生がテストの結果を報告書を用いて親へ伝えるなら」としています。

【例】

親: 「数学で95点以上とれ!」

〔報告書〕

■日付: A月 第A週。

■科目: 数学

■所感: 目標95点。結果86点。(結果

今回は「設問7」に20分前後も時間を費やしてしまった。よって設問8の途中で時間切れに。はじめのほうで細かい計算ミスもあった。(理由

今後は設問7の項目を10分以内で解けるようにする。それとは別に、もし設問7を途中で切り上げて設問8や設問9に取りかかっていれば結果を91点まで伸ばせた可能性があった。したがって、次回は常に冷静にテストに臨み、時間配分を意識する。解ける問題から取りかかるクセをつける。(改善策

今月は設問7に関する基礎問題集を1冊、応用問題集を1冊勉強する。問題集に取り組むときには時間配分を意識して、解ける問題から取りかかる。(方法論

以上。

このように報告書が書かれていれば、上司は「早く設問7の内容を克服できるように」と一言で仕事を終わらせることができるようになります。そして数日後、「設問7の内容は克服できたか?」と、声かけするだけで良くなりますね。そこで部下が取り組み状況を即答できればどうでしょうか? 「お! この人は成長しそうだ」と安心できるのではないでしょうか。そして次のテストで設問7の内容を見事克服できていれば評価せざるを得なくなります。なぜなら、その営業マン(販売員)は自ら問題点を発見し、自ら解決させたからです。

そのおかげで、上司にとっても2つほど利益が生まれます。1つは仕事が速く処理できたこと。2つ目は、今後別の部下が似たような問題を抱えたときに解決策を提示してあげることができる点です。この利益は、この報告書を書いた営業マン(販売員)によってもたらされました。つまり、全体目標を達成させるノウハウが集まり、それを共有できる環境になっていったのですね。

さて、ここでもう一度、冒頭の評価を下げる報告書A~Cを読み返してみましょう。あの報告書がなぜ評価を下げてしまうのかがよく理解できると思います。

A: 「今週は再訪問したとき留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えないといけない」。

B: 「今日はもっと積極的に声かけをしなければならないと感じた」。

C: 「もっとお客様の話を聞いたあと、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

いかがでしょうか? どんな目標のどんな結果に対して振り返っているのかがわかりません。あなたがこの報告書を受け取ったら不安を感じませんでしょうか? (私は不安でした)。なぜなら、繰り返しになりますが何について振り返っているのかがさっぱりわからないからです。したがいまして、「また明日も同じことを繰り返すのでは……」と不安になるのですね。

⇒⇒ 次は評価が上がる報告書の具体的な書き方のコツ

(もしこの記事が少しでも刺激になりましたら、いつでも読み返せるようにブックマークをお忘れないように気をつけていただけたらと思います)。

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