評価が上がる営業日報、週報、月次報告書の書き方

営業日報、週報、月次報告書の書き方

評価が上がる報告書の書き方は「活動結果に対する理由を書く」になります。なぜなら、報告書に目を通す上司が「なぜその結果だったのか? この人はその結果に対してどう考えているのか?」と考えるときに理解がしやすくなるからです。つまり報告書の内容が論理的で理解しやすければ仕事ができる人と思われます。仕事ができる人と上司が思えば評価が上がります。それゆえに「活動結果に対する理由を書く」ことが評価が上がる報告書の書き方になるのです。

反対に、活動結果に対する理由が書かれていない報告書はただの「所感(感想)」になってしまいます。所感はビジネスでは求められていません。なぜなら活動の改善ができないからです。活動の改善ができないなら明日も同じ数字になってしまうのは目に見えています。

例えば、次の報告文に目を通していただけますでしょうか。

A.今週は再訪問をしたときに留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えなければならない。

B.来月はもっと積極的に声かけをしなければならない。

C.もっとお客様の話を聞いたあとに、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた。

これらはすべて所感です。所感を報告書に書いてしまうと上司に評価されることは難しいでしょう。

結果 → 理由 → 改善策 → 方法論の順で報告書を書く

日報、週報、月次報告書などは、次のような順番で書くと良いでしょう。

1.あなたの販売実績。 (結果
2.なぜその数字になったのか? (理由
3.結果が目標に対して未達成ならば、その数字を伸ばす方法は? 目標を達成していればその数字を維持する方法は? または増やす方法は? (改善策
4.その改善策に対して具体的にどんな行動をとっていくのか? (方法論

※あなたの会社に報告書用のフォーマットがあれば、この順序についてはあくまでご参考までに。

この1~4についてイメージをしていただけるように、下記の例に目を通していただきたい。
※どなたでもイメージしていただけるように、設定をシンプルにさせてもらっている点はご了承くださいませ。

設定:「もしも中学生が、期末テストの結果を報告書にまとめ、親に提出するなら」

【例】
親: 「数学で95点以上とれ!」

〔報告書〕
■日付: A月 第a週。
■科目: 数学
■実績: 83点
■所感: 目標95点に対し、結果は83点。←結果

今回は設問7に20分前後も時間を費やしてしまった。よって設問8の途中で時間切れに。また、冒頭の計算問題にも2つ計算ミスがあった。←理由

今後は設問7の項目を10分以内で解けるようにする。また、それとは別に設問7を途中で切り上げて設問8や設問9に取りかかっていれば結果を91点まで伸ばせた可能性があった。したがって次回からは常に冷静にテストに臨むように意識する。そして時間配分および解ける問題から手を付ける意識をもつ。←改善策

今月は設問7に関する基礎問題集を1冊、応用問題集を1冊勉強する。問題集に取り組むときは冷静になり、時間配分および解ける問題から手をつける。←方法論

以上。

これを読む上司は、「早く設問7を克服できるように」と一言で仕事を終わらせることができます。そして後日、設問7の内容を克服できたとしたら、今後、同じような箇所で苦しんでいる人たちが出てきても素早く問題解決に導けるようになります。

さて、ここでもう一度、冒頭のA~Cの報告書を読み返してみると、あれらの報告書の書き方がなぜ評価されないのかをよく理解できると思います。

A.今週は再訪問をしたときに留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えなければならない。

B.来月はもっと積極的に声かけをしなければならないと感じた。

C.もっとお客様の話を聞いたあと、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた。

まず結果に対する理由が書かれていません。Aが若干理由にはなっていますが、しかし理由としては弱すぎます。そしてBとCはただの所感です。したがって上司は「どう行動を変えていくつもりだろうか……。明日もまた同じことを繰り返すのでは……」と不安にしかならないのです。

では、A~Cの報告書はどう変えていけば評価されるようになるのでしょうか? Cを例に改善してみましょう。

結果に対する理由を書く

C: もっとお客様の話を聞いたあと、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた。

さて、Cさんには「週間の成約数10件」という目標があったとします。そしてCさんの成約結果は2件だったとします。さらに他のメンバーの成約数は7件、8件だったとします。

このとき上司は普通こう考えます。
「なぜCさんも7件前後の結果にならなかったのか?」。
Cさんの報告文にはお客様とのコミュニケーションについての反省が記されています。しかし上司にはそこが問題点に感じられないのです。
「Cさんはコミュニケーション以外にも重大な改善点があるはずだ。まず、声かけ数はほかのメンバーと同じくらいできているのか? 休憩に入るタイミングを間違えていないか? モチベーションはどうか? 実際お客様とどんなコミュニケーションをとっているのか? それを今後どう変えていくつもりだろうか?」。
もしここでCさんがあまり深く考えずに、今後も同じように活動をしていたらどうなるでしょうか? その場合、上司がCさんのセールスコミュニケーションについて根掘り葉掘り質問して、指導されることになるでしょう。

反対に、Cさんの成約数が7件だったらどうでしょうか? 7件だったら平均値です。すると上司はこう考えます。
「7件の結果が出ている。お客様とのコミュニケーションは良いのだろう。したがって報告書に記載されているコミュニケーションとは別に問題があるのでは? エリアの選定はどうか? アポイントの入れ方は効率的だろうか? 目標達成させる執着心はどうか?」。

したがってCさんは次のような報告文を書くことが求められます。
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■提出者:Cさん。
■目標:10件。
■結果: 2件。
■所感:アプローチ数は50件(※この数は平均値とします)。そのうち検討件数が5件。この5件の接客ではお客様情報のヒアリング不足およびクロージングを急ぎすぎたと思う。今後はお客様情報の聞き出し方およびクロージング時に冷静になれるようにする。帰社後にロープレの時間を持ち、同僚に協力を依頼する。また、この5件に対し来週に再度アプローチをしていく。
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報告書のための分析のやり方

ちなみに、評価が上がる日報、週報、月次報告書を書くためには自分の販売結果を分析できなければなりません。なぜなら、分析がとんちんかんだと仕事がてきない人と思われてしまうからです。仕事がてきない人と思われることはビジネスマンにとってマイナスでしかありません。

さて、自分の販売結果を分析するやり方はすごく簡単です。なぜならその数字になった原因について適当にひらめきにまかせながら考えるだけでいいからです。つまり本当に簡単で誰でもできるのです。

具体的には「なぜこの結果になったのか?」と自問からはじまります。そしてその答えについてあなたのひらめきに任せていきます。なぜひらめきに任せるのかというと、その結果になった本当の原因にはたどり着けないことがほとんどだからです。例えば、あなたが成約できた商談について次のように自己分析をしたとします。
「私は積極的にクロージングをかけた。だから成約できた」。
しかし、実際のお客様はこう感じていたかもしれません。
「最初から買う気だった。あの店員は本当にうっとうしかった」。
このように本当の理由なんて分からないことが多いのです。ということは自分の販売結果を分析するときは、適当にひらめきに任せるようにすればいいのです(その代わり頭をフル回転させて、たくさんひらめかなければならないですが)。例えば次のような感じです。
・10月の第3週、集客が悪かった原因は……雪が降らなかったからだ。(10月に雪って……ものすごく適当に感じると思いますが、でもこれでOKです。この突拍子もない内容をひらめけることのほうが大切です)。

ほかにも売れた原因、売れなかった原因を分析するときには、下記のような理由を適当にひらめいていくとよいでしょう。
・クロージングでしっかりと押せたからだ。
・お客様が皆、外出していたからだ。
・お客様の気分が下がる言葉を使ったからだ。
・契約を獲ろうとあせりすぎたからだ。
・髪を切って第一印象が悪くなったからだ。
・口が臭かったからだ。
・お客さんは夫婦げんかをしたあとだったからだ。
・水曜日だからだ。
・給料日前だったからだ。
・お客様が我が社のファンだったからだ。
・新しいCMが評判だったからだ。
・他社のイベントコンパニオンに美人がいたからだ。
・昨日、私が妻から小遣いをもらって気分良く仕事ができたからだ。
・同僚がやる気をなくしていたからだ。
・トップ販売員に教えてもらった売り方どおりにできたからだ。
・お客様が理解できないほど、うちの商品はレベルが高いからだ。
・服にアイロンがかかっていなかったからだ。

こうやって適当にひらめきに任せていたとしても、一応現場を思い浮かべながらひらめこうとしているので、本質や確信に近い内容をひらめいたりもしています。したがってこの作業を繰り返していると「あっ、これが原因だな……」とか「改善点はこれだな」などが分かるようになってきます。すると内容のある厚みのある報告書を書けるようになっていきます。

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今週末、A社が抽選会イベントを実施。それに伴ってイベントコンパニオン2名が入店されていた。その内の1人が容姿端麗な女性で、多くの男性客が引きつけられていた(前回よりお客様が多く集まり、盛り上がっていた)。さらに、普段、A社商品を勧奨することの少ない代理店の男性社員様3名がA社商品を積極的に勧奨されている姿を確認。その理由は成約後にお客様を抽選会に誘導できるからである。そのときが唯一イベントコンパニオンに接触できる機会である。

A社の成約数は先週の2倍。来週も同じイベントコンパニオンで抽選会が実施される。

対策として、全メンバーでお客様へのアプローチをいつもより速くしていく。特に代理店の男性社員様より速く接客につくことを意識する。
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余談 報告書の文章の書き方

「主語と述語を近づける」「短く書く」「1つの文章に1つの内容を」

余談ですが、報告書の文章の書き方について悩まれている方も案外多いようなので、文章の書き方についてご紹介していきます。

報告書の文章の書き方は以下の3つを守ると良いでしょう。
・主語と述語を近づける。
・短く書く
・1つの文章に1つの内容を。

例1:
個人目標: 2件。
全体目標: 10件。
文章: 本日の営業結果は1件。
お客様は40代男性(A社ユーザー)。
商品比較にて成約。
本日の接客数は7名。
残りの6名は検討段階。
6名は情報収集目的で来店されていた。
お客様は「来月のボーナスが出たら購入するつもりだ」「今は自分に合う商品を探している」などと述べておられた。
6名全員が新規だった。
ゆえに6名へ名刺を渡している。
今月の新規客への名刺配布数は31枚。
今月中のリピート数は7名。
その7名中6名は成約済み。

例2:
本日、成約1件。
お客様は40代男性。
他社の価格に納得ができず来店。
品質および価格にご納得いただけた。
本日の接客数7名。
そのうち自社ユーザー数3名。
検討段階は3名。
この3名は価格について情報収集されていた。
3件とも家族会議後に再来店の予定。
電話番号を入手できたので、○日までに再来店が無ければ営業電話の予定。

※これはあくまで例です。わざとたくさんの文章を並べています。

特に大切なことは、主語と述語を近づけることです。
■主語と述語が近づいている文章。
(主語・・・ 述語・・・
私は京都を愛している。なぜなら旅館で出される料理が美しいからだ。

■主語と述語が離れた文章。
・日本食の伝統美を研究する私は、どの旅館で朝食を食べてもそこには主張しないながらも存在感のある美しいお漬物を出す土地柄の京都を愛さずにはいられない。

下の文のように、主語と述語が離れていると何が言いたいのかよくわからなくなります。よくわからないので読む側はストレスでしかありません。したがって報告書の文章は主語と述語を近づけることを最大限意識するとよいでしょう。

ちなみに、人が文章を書く目的には2つあります。
1.情報を伝えるために書く。
2.芸術作品として読者を楽しませるために書く。

報告書の目的は「情報を伝える」です。情報を伝えようとするときに大好きな小説家に影響を受け、芸術作品風の文章を書いてはいけません。

以上が「評価が上がる営業日報、週報、月次報告書の書き方」です。もし今回の記事が、あなたの会社の報告書の書き方に対しては参考にならないと思われたなら、自己分析をご参考にいただけたら嬉しく思います。報告書の書き方ではありませんが、数字から自己分析をするやり方を解説しています。

追記

最後に、私のひとり言を少し。

私はこの仕事をはじめてから5年間くらいは売れないセールスマンだった。

たまたま父親の知り合いに優秀な社長がいて、その人にセールスは訓練しないと実績なんて出せないとアドバイスをもらえたのをきっかけに売れるようになれた。
(あと、当時私に毎日暴言を吐いていた憎たらしい上司を黙らせたかったのもあってそれで奮起したのもある。今となっては良い思い出だ。笑)。

それから私は真剣にセールスに取り組んでいった。

そしてセールスで売り続けるようになるにはコミュニケーション能力の向上、商品知識のアップデート、セールストークのアップデート、清潔感のアップデートなど様々な内容が必要であると学んでいったが、一番大切なのがセールストークにいかに心理学を組み込めているかどうかであることだった。

セールストークに心理学が組み込まれているとお客様の反応がほぼ同じになる。それはつまりセールスがただの作業になることを意味している。とても楽に仕事ができる。

ちなみに心理学が組み込まれていないセールストークでどんなに明るくさわやかにお客様とコミュニケーションをとったとしても売り逃してばかりになるが、多少ぶっきらぼうでも心理学が組み込まれたセールストークを何とか聞いてもらえさえすれば売れてしまう。

これは私の部下だった明るい人ぶっきらぼうな人たちでたくさん確認してきた事実だ。

もしこれを読んでくださっているあなたが今よりもっと実績を出したいとお考えならば次のリンク先を参考にしてもらえたら嬉しい。

→→ 私はこうやって売れるようになった

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