評価が上がる日報、週報、月次報告書の書き方。(2)

      2017/12/15

評価が上がる報告書の書き方、コツ

Cさんの報告を振り返ってみます。

C:「もっとお客様の話を聞いた後、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

もちろんCさんも個人目標が設定されているでしょう。

ここでは設定として、週間目標が10件だったとします。

そして、Cさんの結果は2件だったとします。

他のメンバーの結果は7件、8件だったとします。

このようなときに上司が考えることは、「なぜ、Cさんも7件前後の結果じゃないのか?」です。

Cさんの報告書にはお客様とのコミュニケーションについての反省が記されています。

すると上司は、「Cさんはコミュニケーション以外にも改善点があるはずだ。声かけ数は平均に足りているのか? 休憩時間のとり方は間違っていないか? 実際どんなコミュニケーションをしたのか? 今後、それをどう変えるつもりだろうか?」とたくさん気になるところが見えてきます。

そこでCさんがあまり深く考えずに活動をされているとどうなるでしょうか?

上司はCさんのセールスコミュニケーションについて根掘り葉掘り質問してくるようになります。

そして場合によっては改善方法を強制的に命令してくるようになります。

さて、反対にCさんの結果が7件だったらどうでしょうか?

Cさんは「もっとお客様の話を聞いた後、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」と報告したとします。

残念ながら目標10件に届いていません。

しかし平均実績の7件です。

すると上司は、「コミュニケーションは良いのだろう。したがって報告書に記載されているコミュニケーションが問題ではないはずだ。それよりもアプローチ数や商談の時間帯など『戦略(動き方の構成)』を変えてみたほうがいいのでは? モチベーションはどうだろう?」と考えます。

要は、Cさんの報告書には結果に対する理由がズレていたり、今後の改善策が記載されていないのです。

(または、あいまいだったりします)。

それで上司が突っ込んでくるようになるのです。

ここから見えてくるのは、私たちが評価が上がる報告書を書くためには、自分の目標と結果に焦点を当て、同時に上司の目標にも焦点を当てておくことが必要になることです。

さらに上司の目標と自分の目標を達成させたいと真剣に考えていることが伝わる書き方にすることも必要になります。

これらをベースにして報告書を書くことです。

このベースを大切にされながら結果 → 理由 → 改善策 → 方法論で書いていかれると上司は満足されます。

すなわち、評価を上げることができるようになります。

 

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報告書の書き方のコツ: 結果を分析する

評価が上がる報告書を書くためには、書き方もポイントになります。

そんな評価が上がる報告書の書き方のコツは、

1、あなたの活動結果を分析する。

2、文章力。

この2つがそろうと内容の濃い報告書が提出できるようになります。

 

ただし、活動結果の分析のやり方がわからないという方もいらっしゃると思います。

ここからは活動結果の分析のやり方、文章の書き方を詳しくご紹介していきます。

 

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活動結果の分析は簡単

実は活動結果の分析はすごく簡単です。

その結果になったと思われる原因を「適当にひらめきに任せて考える」だけです。

適当にあなたのひらめきに任せればいいのですね。

(すぐできそうですよね?)。

「なんでこの結果になった? 理由は何だろう?」と自問を開始します。

その回答をひらめきに任せるだけでいいのです。

なぜなら、この自問には正解がないからです。

正解がないというか、本当の答えなんて誰も分からないことが多いからです。

例えば、「私はクロージングで積極的に押した。だから成約になった」と考えていた販売員がいたとします。

しかし、実際のお客様はこう感じていたのです。

「最初から買う気だった。あの店員はうっとうしかった」。

本当の答えなんて分からないことのほうが多いのです。

ゆえに結果を分析するときには適当なひらめきを大切にしていきます。

頭をフル回転させます。

例えばこんな感じです。

・集客が悪かった原因は……まだ10月の第3週だけど、雪が降らなかったからだ(←適当過ぎますよね? でも、これでOKです。ひらめくことが大切です。この適当さがはじめは大切になります)。

・クロージングでしっかりと押せたからだ。

・お客様が皆、外出していたからだ。

・お客様の気分が下がる言葉を使ったからだ。

・契約を獲ろうとあせりすぎたからだ。

・髪を切って第一印象が悪くなったからだ。

・水曜日だからだ。

・給料日前だったからだ。

・お客様が我が社のファンだったからだ。

・新しいCMが評判だったからだ。

・他社のイベントコンパニオンに美人がいたからだ。

こんな感じで、あなたのひらめきに任せてポンポンポンと適当に原因を考えてみます。

(「やる気がなかったからだ」だけはNGです。ひらめきとしては素晴らしです。それに、おそらくそれが原因だと思います。しかし、書面にする内容ではありません。笑)。

私の場合ですが、いつも適当にひらめきに任せていました。

すると、何回も同じような原因が登場することに気がつきました。

いつの間にか、「あっ、これだな……」とすぐに原因に辿り着けるようになりました。

 

このように結果を分析する作業をひらめきに任せて気楽に適当に考えていると、そのうち問題点がサッ! と分かるようなります。

そうなってくると結果の分析がうまくなってきます(上司が「たしかにそうだな」と納得する回数が増えます)。

あとは文章力です。

文章の書き方は簡単です。

主語、述語を近づける。

短く書くだけです。

あとはポイントとして「私は上司に何を伝えたいのか?」「上司に10秒以内で理解してもらえるようにするためには」と意識されるだけです。

例1:

個人目標: 2件。

全体目標: 10件。

文章: 本日は成約1件。お客様は40代男性。A社ユーザーだったが商品比較にて成約。本日の接客数は7名。残りの6名は検討段階。6名は情報収集目的で来店されていた。「来月のボーナスが出たら購入するつもりだ」「今は自分に合う商品を探している」などと述べられていた。6名全員が新規だった。ゆえに6名へ名刺を渡している。今月の新規への名刺配布は31枚。今月中のリピート数は7名。その7名中6名は成約済み。

 

例2:

本日は成約1件。お客様は40代男性で他社の価格に納得ができず来店。価格と品質比較に納得いただきて成約に。本日の接客数7名。すでに自社サービスを利用されていた数3名。検討段階3名。3名は価格について情報収集されており、家族会議後に再来店の予定。電話番号を入手できたので、○日までに再来店が無ければ、営業電話をしていく予定である。

※この報告書の内容はあくまで例です。

わざとたくさんの文章を並べておりますが、上司が求めている視点に沿って書いていかれることが大切です。

主語と述語を近づける。

文章を短く。

それだけで上司はかなり内容の把握が楽になります。

これで上司の時間短縮をさせてあげられるようになります。

 

以上が、「評価が上がる日報、週報、月次報告書の書き方」になります。

もしかしたら、この記事はあなたの会社が求めている報告書の書き方に対応できないかもしれません。

なぜなら、会社や上司によっては報告書に対する考え方が様々だからです。

それゆえに、ぜひあなたの上司が求めている視点に沿いながら、うまく報告書をまとめてみてください。

ちなみに私が営業メンバーとして現場で活動していたときの上司は「自己分析」を求めてきました。

反対に、私が営業マネージャーになったときは「結果」「理由」を簡単に書いてもらうだけにしていました。

細かいことは部下だった方々と昼食をとっているときやお酒の席で直接ヒアリングをして ”アドバイス” として指示をしていました。

 

この記事があなたの報告書作成の参考になれれば嬉しいです。

ぜひ、あなたの報告書がどんどんと評価されますことを陰ながらではございますが心より願っております。

それと同時に、あなたの実績もますます伸びていかれますことも心から応援しております。

以上、「評価が上がる日報、週報、月次報告書の書き方(2)」でした。

一二 三四朗(ヒフ ミシロウ)でした。

ありがとうございました。

※いつでも読み返していただけるようにブックマークをよろしくお願いいたします。

 

 

 

 

追記

私から最後にメッセージになります。

 

もしあなたが真剣にもっと売るスキルを高めたいとお考えでしたら、次の問題に挑戦されてみてください。

ちょっとしたクイズですね。

この図形の中に三角形がいくつあるか数えてみてくださいね。

制限時間は100秒とします。

※これは営業・セールスマンの売るスキルを高めるためには大切な問題になります。

 

いかがでしたでしょうか?

あなたはいくつ見つけることができましたでしょうか?

この問題の答えは24です。

あなたは24の三角形が見えましたでしょうか?

※詳しい答えを知りたい方はこちら

 

実は、この問題はある重要な内容を実感としてお伝えしたかったので出させていただきました。

その重要な内容とは、売るスキルが高くて実績をしっかりと出されている方々と売るスキルがあまり高くなくて実績が低い方々とでは、同じお客様を相手にしても見えている世界が違うということです。

それはまるで同じ図形を見ていても24の三角形が見える人と見えない人の見えている世界が違うようにです。

売るスキルが高い営業マンは売るためのポイントがたくさん見えています。

しかし、売るスキルがあまりない営業マンは売るためのポイントがまだ見えていないのですね。

上記のように同じ図形を見ていても、三角形が24見えている人と例えば7、8見えている人とでは見え方が違うわけです。

しかも、三角形を7,8見つけた人は、自力で24まで見つけることができません。

図形に穴が空くほどに時間をかけて見つめたとしても99%「もうこれ以上はないな……。8つが答えだ」となります。

しかし答えを教えてもらって驚くことになります。

「あっ! ここにもあった♪ ここにも。うそ、ここにも!(笑)」と、どんどん新しい三角形が見えるようになります。

何をお伝えしたいのかといいますと、売るスキルを高めるときも同じようなことが起きているということです。

私たちは売るスキルを真剣に高めようとしたとき、実績を出している人の見えている世界を教えてもらうことがとても大切になります。

もし教えてもらえないなら、自分から学ぶことがとても大切になります。

なぜなら、自力で売るスキルを高めようとすることは、まるで自力で三角形を探そうとすることに似ているからです。

そんなことはされずに、売るポイントがたくさん見えている人にその見え方を教えてもらい、それを真似していけば良いのですね。

とてもシンプルです。

それだけで売るスキルを素早く高めることができるようになります。

※1度でも24の三角形が見えれば、今後ずっと見え続けることになります。見つけ方もうまくなっています。しかし24も見えていない人は今後似たような問題にぶつかっても見つけ方がわからないので苦戦されてしまいます。

したがいまして、あなたが真剣に売るスキルを高めようとお考えのようでしたら、下にご紹介させていただくような売るスキルの高い人たちの見ている世界を学ばれることをご提案します。

 

 

⇒⇒ クロージングの心理技術21

・こちらはトップセールスたちの「売る技術(テクニック)」を自分が使えるようになれる本です。

このような売る技術を学ばれることでどなたでもどんどん売れるようになっていきます。

(まずはこの知識が大切です。ぜひどんどん売れるようになって、実績を出して、年収もさらに上げていただけたらと思います)。

なぜどなたでもどんどん売れるようになるのかと言いますと、この本ではお客様の心理を動かすことができる消費者心理学を学べるからです。

消費者心理学は営業・セールスマンなら絶対に知っておかなければならない売るスキルのひとつですので、お客様をここに書かれているような視点で見ることができないなら、売ることに苦戦されるでしょう(このような勉強をしていなかった私の20代前半の頃のように。笑)。

反対に、それが見えるようになってくると売ることが本当に簡単になります。

例えば、消費者心理学を使えるようになると、どのお客様を相手にしてもあなたの商品を欲しくさせることができるようになったり、他社ではなくあなたの会社を選んでもらえるようになったり、即決してもらえるようになったりします。

たくさん売って実績を出してこられたトップセールスの方々の売る技術ですので、お客様の反応がそのようになってしまうのですね。

もしまだこのような知識を教わっていなかった方は、ぜひ楽しくスピーディーに学ばれてみてはいかがでしょうか。

たくさん売る人たちの見えている世界を見えるようになっていきましょう。

※私や購入者様の方々の感想もご用意しております。

⇒⇒ クロージングの心理技術21で何を学ぶことができるのか? 購入者レビュー(感想)

 

 

 

【その他、新しい視点が持てるおすすめのビジネス書】

 

⇒⇒ 億万長者の不況に強いセールス戦略

・営業・セールスのマインドセットについて学べます。

※私や購入者様の方々の感想は億万長者の不況に強いセールス戦略で何が学べるか? 購入者レビュー(感想)

 

 

⇒⇒ 大富豪の仕事術 

・700億円を稼ぐビジネスマンの目標設定とその達成のやり方が学べます。

皆平等にある24時間をどうやって使ったらこんなに高い実績が出せるのかを知るのは非常に役に立ちます。

※私や購入された方々の感想は大富豪の仕事術で何が学べるか? 購入者レビュー(感想)

 

 

⇒⇒ マル秘・人脈活用術

・お付き合いのあるお客様からどんどん新しいお客様を紹介してもらえるようになるノウハウが学べます。

保険外交員、家電量販店、リフォーム住宅営業など、新規客を連鎖させることで実績が伸びていく業種の方は学んでおかれたいノウハウではないでしょうか。

※私や購入された方々の感想マル秘人脈活用術で何が学べるか? 購入者レビュー(感想)

 

 

⇒⇒ 説得の心理技術

・こちらはお客様が自ら「この商品を買おう!」と説得してしまう売る技術を学べます。

どちらかというと経営者向きの本です。

すでにクロージングの心理技術21のような消費者心理学を学ばれている方へおすすめです。

 

 

⇒⇒ 脳内科学マーケティング100の心理技術

・情報の伝え方で人の反応は変わります。

例えば、お医者さんに「A:死亡する可能性もありますが、生存率95%の手術です」と言われるのと「B:受けた患者の20人に1人が死亡する手術です」と言われるのではとAなら安心感がわきますが、Bなら不安になります。

確率は同じなのですが。

このような脳内の反応の違いについて知ることができるようになります。

経営者向きの本です。

 

※上記すべての本は、正規販売店で購入されると返品保証がついてきます。

詳しくは各リンク先をご確認くださいね。

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