評価が上がる日報、週報、月次報告書の書き方(2)

評価が上がる報告書の書き方、コツ

Cさんの報告を振り返ってみます。

C:「もっとお客様の話を聞いた後、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

もちろんCさんも個人目標が設定されているでしょう。

ここでは設定として、週間目標が10件だったとします。

そして、Cさんの結果は2件だったとします。

他のメンバーの結果は7件、8件だったとします。

このようなときに上司が考えることは、「なぜ、Cさんも7件前後の結果じゃないのか?」です。

Cさんの報告書にはお客様とのコミュニケーションについての反省が記されています。

すると上司は、「Cさんはコミュニケーション以外にも改善点があるはずだ。声かけ数は平均に足りているのか? 休憩時間のとり方は間違っていないか? 実際どんなコミュニケーションをしたのか? 今後、それをどう変えるつもりだろうか?」とたくさん気になるところが見えてきます。

そこでCさんがあまり深く考えずに活動をされているとどうなるでしょうか?

上司はCさんのセールスコミュニケーションについて根掘り葉掘り質問してくるようになります。

そして場合によっては改善方法を強制的に命令してくるようになります。

さて、反対にCさんの結果が7件だったらどうでしょうか?

Cさんは「もっとお客様の話を聞いた後、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」と報告したとします。

残念ながら目標10件に届いていません。

しかし平均実績の7件です。

すると上司は、「コミュニケーションは良いのだろう。したがって報告書に記載されているコミュニケーションが問題ではないはずだ。それよりもアプローチ数や商談の時間帯など『戦略(動き方の構成)』を変えてみたほうがいいのでは? モチベーションはどうだろう?」と考えます。

要は、Cさんの報告書には結果に対する理由がズレていたり、今後の改善策が記載されていないのです。

(または、あいまいだったりします)。

それで上司が突っ込んでくるようになるのです。

ここから見えてくるのは、私たちが評価が上がる報告書を書くためには、自分の目標と結果に焦点を当て、同時に上司の目標にも焦点を当てておくことが必要になることです。

さらに上司の目標と自分の目標を達成させたいと真剣に考えていることが伝わる書き方にすることも必要になります。

これらをベースにして報告書を書くことです。

このベースを大切にされながら結果 → 理由 → 改善策 → 方法論で書いていかれると上司は満足されます。

すなわち、評価を上げることができるようになります。

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報告書の書き方のコツ: 結果を分析する

評価が上がる報告書を書くためには、書き方もポイントになります。

そんな評価が上がる報告書の書き方のコツは、

1、あなたの活動結果を分析する。

2、文章力。

この2つがそろうと内容の濃い報告書が提出できるようになります。

ただし、活動結果の分析のやり方がわからないという方もいらっしゃると思います。

ここからは活動結果の分析のやり方、文章の書き方を詳しくご紹介していきます。

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活動結果の分析は簡単

実は活動結果の分析はすごく簡単です。

その結果になったと思われる原因を「適当にひらめきに任せて考える」だけです。

適当にあなたのひらめきに任せればいいのですね。

(すぐできそうですよね?)。

「なんでこの結果になった? 理由は何だろう?」と自問を開始します。

その回答をひらめきに任せるだけでいいのです。

なぜなら、この自問には正解がないからです。

正解がないというか、本当の答えなんて誰も分からないことが多いからです。

例えば、「私はクロージングで積極的に押した。だから成約になった」と考えていた販売員がいたとします。

しかし、実際のお客様はこう感じていたのです。

「最初から買う気だった。あの店員はうっとうしかった」。

本当の答えなんて分からないことのほうが多いのです。

ゆえに結果を分析するときには適当なひらめきを大切にしていきます。

頭をフル回転させます。

例えばこんな感じです。

・集客が悪かった原因は……まだ10月の第3週だけど、雪が降らなかったからだ(←適当過ぎますよね? でも、これでOKです。ひらめくことが大切です。この適当さがはじめは大切になります)。

・クロージングでしっかりと押せたからだ。

・お客様が皆、外出していたからだ。

・お客様の気分が下がる言葉を使ったからだ。

・契約を獲ろうとあせりすぎたからだ。

・髪を切って第一印象が悪くなったからだ。

・水曜日だからだ。

・給料日前だったからだ。

・お客様が我が社のファンだったからだ。

・新しいCMが評判だったからだ。

・他社のイベントコンパニオンに美人がいたからだ。

こんな感じで、あなたのひらめきに任せてポンポンポンと適当に原因を考えてみます。

(「やる気がなかったからだ」だけはNGです。ひらめきとしては素晴らしです。それに、おそらくそれが原因だと思います。しかし、書面にする内容ではありません。笑)。

私の場合ですが、いつも適当にひらめきに任せていました。

すると、何回も同じような原因が登場することに気がつきました。

いつの間にか、「あっ、これだな……」とすぐに原因に辿り着けるようになりました。

このように結果を分析する作業をひらめきに任せて気楽に適当に考えていると、そのうち問題点がサッ! と分かるようなります。

そうなってくると結果の分析がうまくなってきます(上司が「たしかにそうだな」と納得する回数が増えます)。

あとは文章力です。

文章の書き方は簡単です。

主語、述語を近づける。

短く書くだけです。

あとはポイントとして「私は上司に何を伝えたいのか?」「上司に10秒以内で理解してもらえるようにするためには」と意識されるだけです。

例1:

個人目標: 2件。

全体目標: 10件。

文章: 本日は成約1件。お客様は40代男性。A社ユーザーだったが商品比較にて成約。本日の接客数は7名。残りの6名は検討段階。6名は情報収集目的で来店されていた。「来月のボーナスが出たら購入するつもりだ」「今は自分に合う商品を探している」などと述べられていた。6名全員が新規だった。ゆえに6名へ名刺を渡している。今月の新規への名刺配布は31枚。今月中のリピート数は7名。その7名中6名は成約済み。

例2:

本日は成約1件。お客様は40代男性で他社の価格に納得ができず来店。価格と品質比較に納得いただきて成約に。本日の接客数7名。すでに自社サービスを利用されていた数3名。検討段階3名。3名は価格について情報収集されており、家族会議後に再来店の予定。電話番号を入手できたので、○日までに再来店が無ければ、営業電話をしていく予定である。

※この報告書の内容はあくまで例です。

わざとたくさんの文章を並べておりますが、上司が求めている視点に沿って書いていかれることが大切です。

主語と述語を近づける。

文章を短く。

それだけで上司はかなり内容の把握が楽になります。

これで上司の時間短縮をさせてあげられるようになります。

以上が、「評価が上がる日報、週報、月次報告書の書き方」になります。

もしかしたら、この記事はあなたの会社が求めている報告書の書き方に対応できないかもしれません。

なぜなら、会社や上司によっては報告書に対する考え方が様々だからです。

それゆえに、ぜひあなたの上司が求めている視点に沿いながら、うまく報告書をまとめてみてください。

ちなみに私が営業メンバーとして現場で活動していたときの上司は「自己分析」を求めてきました。

反対に、私が営業マネージャーになったときは「結果」「理由」を簡単に書いてもらうだけにしていました。

細かいことは部下だった方々と昼食をとっているときやお酒の席で直接ヒアリングをして ”アドバイス” として指示をしていました。

この記事があなたの報告書作成の参考になれれば嬉しいです。

ぜひ、あなたの報告書がどんどんと評価されますことを陰ながらではございますが心より願っております。

それと同時に、あなたの実績もますます伸びていかれますことも心から応援しております。

以上、「評価が上がる日報、週報、月次報告書の書き方(2)」でした。

一二 三四朗(ヒフ ミシロウ)でした。

ありがとうございました。

※いつでも読み返していただけるようにブックマークをよろしくお願いいたします。

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