営業日報、週報、月次報告書に数字を入れて書く ~評価される営業報告書の書き方(2)~

      2017/07/29

報告書に数字を入れる

評価が上がる報告書を書くコツは「数字を入れて書く」ことです。

なぜ報告書に数字を入れると評価が上がるのでしょうか?

それは上司が具体的な問題点を見つけることができるからです。

それによって改善点も的確なものにすることができるようになるからです。

そのおかげで実績が良くなっていけば、あなたは「分析できる人」そして「成長できる人」と上司に記憶されるようになります。

それはそのまま信頼につながっていきます。

私が営業マネージャーだったとき、それを骨の髄まで実感しております。

数字を入れて報告書を提出してくれた部下とそうでない部下。

印象の良さは天と地ほどの差がありました。

 

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数字を入れるために「記録をとる」

数字を入れるためには「記録」をとっていなければなりません。

数字を集めておかなければなりません。

ここで、飛び込み営業(訪問販売)をされている方を例に挙げます。

次のような数字を記録しておかなければなりません。

 

1:アプローチ数(お客様と少しでも会話できた数。したがって留守は含まない)

2:面会数(実際に対面できた数。または担当者と出会えた数)

3:商談に入れた数(担当者に商談できた数)

4:成約数

5:キャンセル数

6:入金数(現金になった数)

 

おそらくあなたのまわりで活動記録をとっていても、それに基づいて真剣に分析をされている人は少ないのではないでしょうか。

例えば、成約にならなかった原因についても「ノリが悪かった」や「タイミングが合わなかった」などとざっくりと考えておられる方も少なくありません。

実は、この数えた数字には「あなたの営業物語」が浮かび上がっています。

報告書にはそれを書いていきます。

 

例: 飛び込み営業(訪問販売)の場合

・アプローチ数 15

・面会数 3

・商談数 0

・成約数 0

例えば、ある1日の営業活動がこのような数字だったとします。

そして1週間後、次のような結果になっていたとします。

・アプローチ数 65

・面会数 18

・商談数 7

・成約数 2

この数字をじっくりと観察されてみてください。

いかがでしょうか?

この人の営業物語が見えてくると思います。

この人はアプローチ数65に対し面会数18です。

面会数が少ないですよね。

理想はアプローチ数65なら面会数65です。(現実には不可能ですが、そうなればいいですよね)。

この数字から「たくさん訪問して声かけはできている。しかし、お客様(担当者)には会えていない」ことが見えてきます。

ということは、この人は「アプローチトークに問題がある。そして第一印象の決め手である顔の表情や声の出し方にも問題があるかもしれない」と推測ができます。

これが推測できれば、次週が始まる前に「アプローチトークの変更」「表情、声の出し方」の対策を打てばいいことになります。

どう変更するのかはこの人が一生懸命考えなければなりません。(上司やトップセールスにアプローチトークのコツを教えてもらえば効率的です)。

もし、数字を数えていなければ、おそらくアプローチトークの変更しないまま次週に入るでしょう。

すると、どうなるでしょうか?

もちろんまた似たような数字になります。

よって、成約数もほぼ変わらないことになります。(要は成長できなかったことになります)。

それでは反対に、無事「アプローチトークの変更」がうまくいったとします。

その場合、数字はどのように変化するでしょうか。

・アプローチ数 65→70

・面会数 18→35

・商談数 7→11

・成約数 2→3

アプローチトークが改善されたので、面会数が35になりました。(17も増えました。すばらしいです)。

しかし、今度は商談数が思ったほど伸びていません。(7→11。4だけしか増えていません)。

この数字から、またこの人の営業物語が見えてきます。

それは、この人がアプローチトークを変更したので、商談に入るリズムが変わってしまったことが考えられます。

もしくは、もともと商談に持ち込むトーク内容にキレがないのかもしれません。

したがいまして、次の課題が見えてきます。

次は商談に持ち込むトークを変更していくことです。

すると成約数のアップへとつながっていきます。

次に、商談数は上がったのに成約数が低いままなら?

その場合はセールストークやクロージング力が弱いことが見えてきます。

もし成約数が増えたとしてもキャンセル数も同時に増えてしまったら?

その場合はセールストークの内容に問題があります。

そしてその人自身がお客様に信用されていない可能性が見えてきます。

このように、営業活動を記録し数字を見つめるだけで「あなたの営業物語」が見えてくるのです。

これはセールスコミュニケーション力を高めてくれる材料にもなってくれます。

したがいまして「いったい自分は実績を出すために何が足りていないのか?」が、すぐに自分で気がつけるようになるのです。

そのおかげで、営業職に代表される「実績に対する激しいストレス」も緩和させることがでるようになります。

 

例2: 店舗内セールスの場合

・声かけ数 15

・接客数 9

・成約数 2

・名刺配布 4

この人の営業物語はどんなものでしょうか?

この人の場合は成約数が低いです。

おそらくセールストークに問題がありそうです。

お声かけをして接客に入れている数は良いですよね。

おそらく、この人はお客様にお声かけするタイミングや第一印象は良いのでしょう。

あとは名刺の配布数が少ないです。

すべてのお客様が新規客だったとして、成約できた2件のお客様へお渡ししているとしたら、検討で退店された残りの7名の方へは2件しか名刺をお渡しできていません。

ここからこの人の営業物語が見えてきます。

それは、セールストークの内容とセールスコミュニケーション力に課題がある点です。

この人は名刺をお渡しする意識はあるはずです。(成約になったお客様にきちんと渡しておられるのですから)。

そんな人が検討のお客様へ2件しか渡せていません。

おそらく名刺を渡せる雰囲気をつくれなかったのでしょう。

もし、退店される7名全員に名刺をお渡しできる雰囲気づくりに成功していたらどうでしょうか。

そのお客様を再来店させる確率を高めることができていたはずです。

再来店されるお客様は、基本的に成約できる可能性が高まっているお客様です。

ゆえに将来楽に成約につなげることができます。

この人は、お客様ともっと仲良くなるコミュニケーションスキルを磨く必要がありそうです。

そして、同時にお客様からもっと信頼を寄せてもらえるコミュニケーションスキルを磨く必要がありそうです。

決してファーストアプローチスキルを磨くこと(※1)や、商品知識に詳しくなる(※1)などに時間を使ってはいけません。(※1・・・あくまで上記の例のような数字になってしまった場合の話です)。

 

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数字が書かれていると「分析ができる人」と思ってもらえる

このように、営業活動記録をとっているとあなたの強みや弱みを見つけることができるようになります。

報告書はこれを基に書いていくようにします。

すると、あなたの上司は「自己分析できる人」と安心されます。

なぜなら、上司は報告書を読んだ瞬間に「なるほど」と問題点を理解できるからです。

すると上司は「セールストークはこうやれ!」と、ピンポイントのアドバイスができるようにもなります。

アドバイスがもらえればラッキーです。しっかりと上司からアドバイスを受け、現場で活かします。

併せて、上司とのコミュニケーション量も増やせるので、それをきっかけに同僚より信頼を勝ち取ることもできるようになります。

ただし「分析できる人」には注意しなければならないこともあります。

それは、数字からあぶり出された問題点の克服にしっかりと取組まなければならないことです。

このように、上司から評価を得る報告書を提出するには、まずは営業活動の記録をとることです。

それに沿って分析をします。

そして、その分析結果をふまえて報告書をつくるようにします。

あなたも数字からご自分の営業物語を読み解き、報告書に反映させていただけたらと思います。

そして同時に「売る力」も高めていっていただけたらと思います。

この記事があなたの報告書作成のお役に立つことができたら嬉しく思います。

以上、「営業日報、週報、月次報告書に数字を入れて書く ~評価される営業報告書の書き方(2)~」でした。

一二 三四朗(ヒフ ミシロウ)でした。

ありがとうございました。

 

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