評価が上がる営業日報、週報、月次報告書の書き方(1)

こんな報告書は評価を下げる| 営業マンの報告書

次の報告書に目を通していただけますでしょうか?

A:「今週は再訪問したとき留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えないといけない」。

B:「今日はもっと積極的に声かけをしなければならないと感じた」。

C:「もっとお客様の話を聞いたあとに、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

実は、このような報告書の書き方ではあまり良い評価を得ることができません(私が営業マネージャーだったとき、このような報告書を受け取ることが多かったです)。なぜなら、これらの報告書には「なぜそう考えたのか? あなたがそう考えた理由は何か?」が書かれていないからです。それゆえに上司は「なぜそれがあなたの問題点なのか? 今後どう改善するつもりか?」と、読みながら疑問がわいてきますし、もう一度それについて質問することになるのですね。

一方、評価が上がる報告書の書き方とはどのようなものになるのでしょうか? これについては、上記A~Cのような報告書を書いてしまう原因から考えていかなければなりません。

では、なぜ多くの営業マン(販売員)は上記A~Cのような報告書を書いてしまうのでしょうか? その理由は多くの営業マン(販売員)の方々が営業日報、週報、月次報告書の目的を忘れてしまわれているからです(もしくは教えてもらっていないかもしれません)。

それゆえに「この面倒くさい作業に一体何の意味があるの?」と、本音では感じています。そしてこの感情を持ちながら報告書を書いていくのですね。すると、上記A~Cのような報告書の書き方に仕上がってしまうのです。

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上司の事情を知る| 評価が上がる報告書の書き方

評価される報告書を書くためには上司の事情を知ることが大切になります。おそらく、あなたの上司はいつも営業実績を出せ! 売れ! と口うるさいのではないでしょうか? 上司がこのような状態になっているのには理由があります。

私たちの上司はさらに上から「全体の営業実績を出せ!」とプレッシャーをかけられています。全体の営業実績=その上司1人で達成できる数字ではありません。それゆえに、部下に対して営業実績を出せ! 売れ! と声を荒げているのですね。ときには部下に対し、命令することで徹底的にコントロールしてきます。

では、なぜそこまで強くコントロールしてくるのでしょうか? それは部下が(AさんBさんCさん)が手を抜いて営業活動をしていたら目標達成ができないからです。部下のモチベーションが下がっていたら目標達成ができないからです。営業(販売)スキルが低いままだったら目標を達成できないからです。上司がメンバー全員を管理することができなければ、全体目標が達成できないからです。だから強くコントロールしてくるのですね。

もし上司が全体目標を達成できなければ、その上司は会社から評価されません。彼らも必死です。また、上司のほとんどは現場に出ません。つまり「あなたの活躍こそが上司の営業実績であり、評価の対象」になるのですね。基本的に上司にはこのような事情をもちながら仕事をしています。

営業マン(販売員)は、このような事情を理解しておくことが評価が上がる報告書を書くために大切になってきます。なぜなら、上司の事情を理解できていると、報告書を書くときの視点が変わるからです。

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結果 → 理由 → 改善策 → 方法論| 評価の上がる報告書の書き方

評価が上がる報告書の書き方の基本は次の4つです。

1.あなたの営業実績。 (結果)

2.なぜその数字になったのか? (理由)

3.(結果が目標に対して未達成なら)その数字を伸ばす方法は? (目標を達成していれば)その数字を継続する方法は? または増やす方法は? (改善策)

4.その改善策に対して、具体的にどんな行動をとっていくのか? (方法論)

※あなたの会社に報告書用フォーマットがあれば使えないと思いますが、そこはご了承願います。

まずはこの1~4の書き方の例を下にご用意しましたので、イメージをつかんでいただけたらと思います。※どなたでもイメージしていただけるように設定を「もしも中学生がテストの結果を報告書を用いて親へ伝えるなら」としています。

【例】

親: 「数学で95点以上とれ!」

〔報告書〕

■日付: A月 第A週。

■科目: 数学

■所感: 目標95点。結果86点。(結果

今回は「設問7」に20分前後も時間を費やしてしまった。よって設問8の途中で時間切れに。はじめのほうで細かい計算ミスもあった。(理由

今後は設問7の項目を10分以内で解けるようにする。それとは別に、もし設問7を途中で切り上げて設問8や設問9に取りかかっていれば結果を91点まで伸ばせた可能性があった。したがって、次回は常に冷静にテストに臨み、時間配分を意識する。解ける問題から取りかかるクセをつける。(改善策

今月は設問7に関する基礎問題集を1冊、応用問題集を1冊勉強する。問題集に取り組むときには時間配分を意識して、解ける問題から取りかかる。(方法論

以上。

このように報告書が書かれていれば、上司は「早く設問7の内容を克服できるように」と一言で仕事を終わらせることができるようになります。そして数日後、「設問7の内容は克服できたか?」と、声かけするだけで良くなりますね。そこで部下が取り組み状況を即答できればどうでしょうか? 「お! この人は成長しそうだ」と安心できるのではないでしょうか。そして次のテストで設問7の内容を見事克服できていれば評価せざるを得なくなります。なぜなら、その営業マン(販売員)は自ら問題点を発見し、自ら解決させたからです。

そのおかげで、上司にとっても2つほど利益が生まれます。1つは仕事が速く処理できたこと。2つ目は、今後別の部下が似たような問題を抱えたときに解決策を提示してあげることができる点です。この利益は、この報告書を書いた営業マン(販売員)によってもたらされました。つまり、全体目標を達成させるノウハウが集まり、それを共有できる環境になっていったのですね。

さて、ここでもう一度、冒頭の評価を下げる報告書A~Cを読み返してみましょう。あの報告書がなぜ評価を下げてしまうのかがよく理解できると思います。

A: 「今週は再訪問したとき留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えないといけない」。

B: 「今日はもっと積極的に声かけをしなければならないと感じた」。

C: 「もっとお客様の話を聞いたあと、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

いかがでしょうか? どんな目標のどんな結果に対して振り返っているのかがわかりません。あなたがこの報告書を受け取ったら不安を感じませんでしょうか? (私は不安でした)。なぜなら、繰り返しになりますが何について振り返っているのかがさっぱりわからないからです。したがいまして、「また明日も同じことを繰り返すのでは……」と不安になるのですね。

⇒⇒ 次は評価が上がる報告書の具体的な書き方のコツ

(もしこの記事が少しでも刺激になりましたら、いつでも読み返せるようにブックマークをお忘れないように気をつけていただけたらと思います)。

追記: 

最後に私からメッセージになります。

恐れ入りますが、少しだけ私の20代の頃の経験談を書かせていただきます。

実は、私はこのようなブログを書いておりますが、営業をはじめてた当初(20代前半)、まったく売ることができませんでした(その当時のことも少し書いてあるプロフィールはこちらです)。

したがいまして、その当時、30代の男性上司からからかわれていました。

「お前の商談姿はペコペコ腰が低いなw お客様に言葉に反応してるその姿がフラワーロック(音に反応するサングラスをかけたひまわりのおもちゃ)みたいだなw」。

なんてことを言われていました。ただ、売れない期間が続くことで、そのからかいが暴言に変わっていきました。毎日毎日「なぜできない!」「で、明日は何件売るんだ? もしそれが売れなかったらどうするんだお前」と、プレッシャーをかけられながら仕事をしておりました。(あなたもご経験あるかもしれませんね。いい思い出です。 笑)。私はそんな毎日がイヤで、この仕事をやめようとずっと思いながら仕事をしていました。

そんな時期のある日のことでした。本屋で当時ベストセラーだった「ユダヤ人大富豪の教え」が山づみしてあり、手にとる機会があったのです。「お金持ちはいいなぁ~、楽そうで(←とても失礼な考え方でした。笑)」。そう思いながらペラペラとページをめくっていました。

すると、そこに思いも寄らなかった「セールスの達人になる」という項目が書いてあるではないですか。私の集中は一気に高まりました。そしてその内容に目を通していくと「トップセールスをマネろ」「行動心理を学べ。セールスについてはお客は一定の行動をとることがわかっている」と書いてあったのです。

私はそこではじめて「心理学」がセールスに関係していることを知りました。そして私に足りない要素はこれだと直感が働きました(すでにそのときトップセールスをマネることはがんばって実践していましたので)。私は上司からガミガミ言われる毎日を変えたい気持ちと、その上司を見返したい気持ちから、心理学を勉強するようになりました。

すると、ウソのように本当に営業実績が良くなっていきました。(笑) 心理学を組み込んだセールストークに変えると、本当にお客様が心理学の本に書いてあるとおりの反応をされるようになったのです。私は嬉しくなり、さらに心理学のテクニックを覚え、使っていくようになりました(大切な心理学テクニックはこのブログでもご紹介しております。→メラビアンの法則フットインザドアドアインザフェイスなど)。

そして、もう一つ驚いたのは上司の反応でした。私が売れるようになってくると彼はまったく何も言わなくなったのです。それよりも「今日も頼むなっ♪」と、信じられないくらいの手のひら返しな態度になったのです。(笑) 営業の世界って、そういう世界なんだと理解したのを覚えています。

気がつけば営業マネージャーができるようになっていました。そして部下にあたる方々の営業スキルを高めるために一生懸命取り組んでおりました。

そして、やはりそこでも真面目に心理学を学ばれたり、トップセールスである先輩や後輩のマネをできる営業マンの営業実績が伸びていくという現象を見てきました。

営業(販売)の仕事は、トップの方々をマネることと心理学を学ばれることで、本当に売るスキルが高まっていきます。もし、あなたが真剣に今よりもっと営業実績を出していきたいとお考えでしたら、心理学を学び、トップセールスのマネをしてみていただけたらと思います。

もしまだ会社から詳しく売るための心理学について教えてもらっていない方は、下記に書籍をご紹介しております。それぞれの課題に合わせて、参考にされてみてください。営業の仕事はとにかく営業実績を出し続けないと評価されない職種ですので(クビにはならないけど、プロスポーツ選手たちと似たような世界ですね)。

以上、長々と失礼いたしました。

新入社員様や新人販売員の方はぜひがんばってください! 陰ながらではございますが、心より応援しております。

⇒⇒ クロージングの心理技術21

・こちらが1冊でほぼほぼ消費者心理を学べてしまえます。私も購入して、とても満足したセールス専門書になります。

ここに書かれている知識を実践されることで、あなたが担当するお客様の頭の中を「買っておうかな」「よし、契約しよう!」のように、成約していただける方向へ導けるようになります。しかも、比較的楽にそれができるようになります。そしてライバル会社の製品に関心を向けていたお客様を自社製品にさりげなく向けさせることもできるようになります。それゆえに成約率がグンと高まりますので、あなたは社内でもトップクラスの売れる営業マンになれると思います。しかも1回だけトップの営業実績を出すだけではありません。あなたのやる気が下がらなければ、ずっと高い営業実績を出し続けることができるようになります(ただ、本を読まれるだけで実践されなかったり、現場で微調整をされなければさすがに効果は出ないですが。笑)。

ぜひ、1度、真剣に学びの時間をとってみてはいかがでしょうか。1回実践できるようになれれば、本当に一生使えるスキルになります。私も1度売れるようになってからは、同じことを15年以上使い続けて、いまだに楽に売ることができていますので。

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⇒⇒ 億万長者の不況に強いセールス戦略

・こちらは、本物の売れる営業マンはどんな考え方をしているのかがわかる本です。著者はアメリカの普通の営業マンだったさえない男性です。しかし、その彼はセールスのみで億万長者になり、現在世界的なセールス界の重鎮になっておられます(著者はダン・ケネディ氏)。営業マンとして背筋がピンッ! と伸びる本です。

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⇒⇒ 大富豪の仕事術 

・こちらは「あなたの目標を最短かつ確実に達成させる方法」が学べます。

「なぜ私は目標を立てるのに、いつも達成させることができないのか……」と、悩まれたことのある方でしたら、今後はその悩みから解放されます。そして今までとはまったく違った目標の立て方、1日の時間の使い方になり、生活の質がガラリと変わっていくことになり、最短で目標を達成できるようになれます。

著者は年間700億円を稼ぐアメリカのビジネスマン。トランプ大統領がビジネスマン時代だったときも、ここに書かれているような時間の使い方をされていたようです(大富豪になるような優秀なビジネスマンの方々の行動は、やはり似ているのですね)。

※私や購入された方々の感想はこちら

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