評価が上がる営業日報、週報、月次報告書の書き方(1)

      2017/11/13

こんな報告書は評価を下げる

次の報告書に目を通していただけますでしょうか?

A:「今週は再訪問したとき留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えないといけない」。

B:「今日はもっと積極的に声かけをしなければならないと感じた」。

C:「もっとお客様の話を聞いた後、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

私が営業マネージャーだったときに、このような報告書を何度も受け取っておりました。

実は、これらはあまり評価されない報告書と言えます。

なぜなら、これらの報告書には「なぜそう考えたのか? あなたがそう考えた理由は何か?」が書かれていないからです。

それゆえに上司は「なぜ、それがあなたの問題点なのか? 今後どう改善するつもりか?」と、読みながら頭を使わなければなりません。

労力をとられてしまうのです。

上司はほとんどの場合が忙しくされているので、これらを提出した部下に細かく質問する手間がとれなかったりします。

すると、これを提出した人は現場でがんばっていても報告書が原因となって評価が得られないという悲しい現実を呼び寄せてしまうことになります。

 

それでは、評価を上げる報告書を提出するためにはどうしたらよいのでしょうか?

そのためには上記のような報告書を書いてしまう原因から考えていかなければなりません。

なぜ私たちは上記のような報告書を書いてしまうのでしょうか?

その理由は私たちが日報、週報、月次報告書の目的を理解していないからです。

「この面倒くさい作業に一体何の意味があるの?」。

誰もが本音ではそう感じてします。

この感情を持ちながら報告書を仕上げていかれます。

これが原因となり上記のような書面に仕上がってしまうのです。

 

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評価が上がる報告書の書き方 ”上司の事情を知る”

評価される報告書を書くためには上司の事情を知ることが大切になってきます。

 

おそらく、あなたの上司はいつも実績を出せ、売れと口うるさいのではないでしょうか?

上司がこのような状態なのには理由があります。

私たちの上司はさらに上から「全体の実績を出せ!」と詰め寄られています。

全体の実績=上司1人では達成できる数字ではありません。

したがいまして、私たちに対して実績を出せ! 売れ!と一生懸命になるのです。

ときには私たちに命令を下し、100%コントロールしてきます。

なぜそこまで強く指示してくるのでしょうか?

その理由は私やあなた、AさんBさんが手を抜いていたら大変だからです。

モチベーションが下がっていたら大変だからです。

営業スキルが低いままだったら大変だからです。

上司が全体を管理できていなければ、全体目標が達成されません。

ゆえに強く指示を出してくるのです。

もし上司が全体目標を達成できなければ、その上司の評価が落ちてしまいます。

彼らも必死です。

そして上司のほとんどが現場に出ません。

すなわち、それは「あなたの活躍こそが上司の実績。そして評価の対象」を意味しています。

(だから「売れ! 売れ!」と騒がしいのですね)。

基本的に上司にはこのような事情があるのです。

ということは……私たちはこれを理解しておくことが大切です。

なぜなら、これを理解できていると報告書の書き方が自然と変わってくるからです。

 

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結果 → 理由 → 改善策 → 方法論。この流れで報告書をつくる

ここからは具体的な評価が上がる報告書の書き方をご紹介していきたいと思います。

評価が上がる報告書の基本は次の4つです。

1: あなたの結果。 (結果)

2: なぜその数字になったのか? (理由)

3: (結果が未達成なら)その数字を伸ばす方法は? (達成していれば)その数字を継続する方法は? または増やす方法は? (改善策)

4: どんな具体的な行動で3をするのか? (方法論)

※あなたの会社に報告書のフォーマットがあれば使えないかもしれません。そこはご了承願います。

 

まずは下の例に目を通していただけますでしょうか。

評価が上がる報告書の書き方をイメージしていただけると思います。

※どなたでもイメージしていただけるように設定を「もしも中学生が、親へテストの結果を報告書で伝えるなら」としています。

 

【例】

親: 「数学で95点以上とれ!」

 

〔報告書〕

■日付: A月第A週。

■科目: 数学

■所感: 目標95点。結果86点。(結果

今回は「設問7」に20分前後も時間を費やしてしまった。よって設問9の途中で時間切れに。 (理由

今後の改善策は設問7の項目を10分以内で解けるように復習する。

それとは別に、もし設問7を途中で切り上げて設問8や9に取りかかっていれば結果を91点まで伸ばせた可能性があった。

したがって、次回は常に冷静にテストに臨み、時間配分を意識する。そして解ける問題から取りかかるクセをつける。 (改善策

来週の日曜日までに設問7の基礎問題集を1冊、応用問題集を1冊勉強する。

問題集に取り組むときには時間配分を意識して、解ける問題から取りかかる。 (方法論

以上。

いかがでしょうか?

もしあなたが上司だったら、おそらく「早く7を克服できるように」と一言で仕事を終わらせることができるのではないでしょうか。

そして数日後、「7はどうなった?」と問題点だけに声かけをすることができます。

そこでその部下が取り組み状況を即答できればどうでしょうか?

「お! この人は成長しそうだ」と安心できるのではないでしょうか。

そして次のテストで設問7の内容を見事克服できていれば評価せざるを得なくなります。

なぜなら、その営業スタッフは自ら問題点を発見し、自ら解決させたからです。

そして、これによって上司にとっても2つほどメリットができました。

1つ目は仕事が速く処理できたこと。

2つ目は、今後別の部下が似た問題を抱えたときに解決策が提示できることです。

すべてにおいて時間の節約ができるようになります。

これはまさにその部下のおかげで全体目標を達成させるためのノウハウが集まり、目標達成の精度を高めたことを意味します。

さて、ここでもう一度、冒頭の評価を下げる報告書を読み返してみましょう。

あの報告書が評価を下げてしまう理由がよく理解できると思います。

A: 「今週は再訪問したとき留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えないといけない」。

B: 「今日はもっと積極的に声かけをしなければならないと感じた」。

C: 「もっとお客様の話を聞いた後、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

いかがでしょうか?

どんな目標のどんな結果に対して振り返っているのかがわかりません。

あなたがこの報告書を受け取ったら不安を感じませんでしょうか?

(私は不安でした)。

なぜなら、繰り返しになりますが何について振り返っているのかがさっぱりわからないからです。

だから、「また明日も(今週も来月も)同じことを繰り返しはしないか……」となるのです。

上司にはわかりやすく報告していかなければなりません。

 

⇒⇒ 次は評価が上がる報告書の具体的な書き方、コツ

 

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