評価が上がる営業日報、週報、月次報告書の書き方(1)

      2017/10/17

こんな報告書は評価を下げる

次の報告書に目を通していただけますでしょうか?

A:「今週は再訪問したとき留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えないといけない」。

B:「今日はもっと積極的に声かけをしなければならないと感じた」。

C:「もっとお客様の話を聞いた後、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

私が営業マネージャーだったときに、このような報告書を何度も受け取っておりました。

実は、これらはあまり評価されない報告書です。

なぜなら、これらの報告書には、「なぜそう考えたのか? あなたがそう考えた理由は何か?」が書かれていないからです。

それゆえに上司は、「なぜそれがあなたの問題点なのか? 今後どう改善するつもりか?」と、読みながら頭を使わなければならず、労力をとられてしまいます。

上司にしてみれば、これを書いた部下に細かく質問する時間もなければ、手間もとれなかったりします。

結果的に、これを書いた人は現場でがんばっていても、書面がさえないので、評価が得られないという悲しい現実を呼び寄せてしまうことになります。

では、評価を上げる報告書を提出するためにはどうしたらよいのでしょうか?

そのためには、まず、私たちが上記のような報告書を提出してしまう原因を理解しておかれることが大切です。

なぜ、私たちは上記のような報告書を提出してしまうのか?

それは私たちが日報、週報、月次報告書の目的を理解していないからです。

95%これが原因です。

「この面倒な作業に一体何の意味があるの?」と、誰もが本音では感じながら報告書を仕上げています。

これが原因で上記のような書面上がさえない、評価されない報告書を提出してしまうようになるのです。

 

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評価が上がる報告書の書き方 ”上司の事情を知る”

評価される書面に仕上げていくためには、まず「上司の事情を知る」ことが大切です。

おそらく、あなたの上司はいつも「実績を出せ」「売れ」と口うるさいのではないでしょうか?

上司がこのような状態なのには理由があります。

私たちの上司は、さらに上から「全体の実績を出せ!」と詰め寄られています。

全体の実績ですので、上司1人ががんばって達成できる数字ではありません。

だから、私たちに対して「実績を出せ!」「売れ!」と一生懸命なのです。

例えば、現場で活躍する私たちにはそれぞれ目標が与えられます。

そして、上司の目標は私やあなたやAさん、Bさん、Cさん……全員の目標を合計した数字です。

この全体目標を達成させるためには、部下である私たちに最高のパフォーマンスを発揮してもらわなければなりません。

だから、ときには私たちに命令を下し、100%コントロールしてきます。

なぜ、そう強くあたってくるのかというと、もし私やあなたやAさんが手を抜いていたら大変だからです。

もしくはモチベーションが下がっていたら大変だからです。

営業スキルが低いままだったら大変だからです。

上司が全体をしっかりと管理できなければ、全体目標なんていつまでたっても達成できません。

だから強くあたってくるのです。

全体目標が達成できなければ、上司の評価が落ちてしまうので、彼らも必死なのです。

上司のほとんどが自分は現場に出ません。

すなわち、それは「あなたの活躍こそが上司の実績。そして評価の対象」を意味しています(だから「売れ! 売れ!」と騒がしいのですね)。

基本的に上司にはこのような事情があるのです。

ということは……あなたはこれを意識していけば良いのです。

なぜなら、これを意識されるだけで報告書の書き方が自然とガラリと変わってくるからです。

 

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結果 → 理由 → 改善策 → 方法論。この流れで報告書をつくる

それでは、ここからは具体的な評価が上がる報告書の書き方をご紹介していきたいと思います。

評価が上がる報告書の基本は、次の4つです。

1: あなたの結果。 (結果)

2: なぜ、その数字になったのか? (理由)

3: (結果が未達成なら)その数字を伸ばす方法は? (達成していれば)その数字を継続する方法は? または増やす方法は? (改善策)

4: どんな具体的な行動で3をするのか? (方法論)

※あなたの会社に報告書のフォーマットがあれば使えないかもしれません。そこはご了承願います。

まずは下の例に目を通していただけますでしょうか。

評価が上がる報告書の書き方をイメージしていただけると思います。

※どなたでもイメージしていただけるように設定を「もしも中学生が、親へテストの結果を報告書で伝えるなら」としています。

【例】

親: 「数学で95点以上とれ!」

 

〔報告書〕

■日付: A月第A週。

■科目: 数学

■所感: 目標95点。結果86点。(結果

今回は「設問7」に20分前後も時間を費やしてしまった。

よって設問9の途中で時間切れに。 (理由

今後の改善策は、設問7の項目を10分以内で解けるように復習する。

それとは別に、もし設問7を途中で切り上げて設問8や9に取りかかっていれば、結果を91点まで伸ばせた可能性があった。

したがって、次回は常に冷静にテストに臨み、時間配分を意識する。

また、解ける問題から取りかかるクセをつける。 (改善策

来週の日曜日までに設問7の基礎問題集を1冊、応用問題集を1冊勉強する。

そして、問題集に取り組むときには時間配分を意識する。

解ける問題から取りかかる。 (方法論

以上。

いかがでしょうか?

もし、あなたが上司だったらどうでしょうか?

部下からこの報告書が提出されたら、おそらく「早く7を克服できるように」と、一言で仕事を終わらせることができると思います。

そして、数日後、「7はどうなった?」と問題点だけに声かけをすることができます。

そこでその部下が取り組み状況を即答できればどうでしょうか?

「お! この人は成長しそうだ」と安心できるのではないでしょうか。

そして、次のテストで設問7の内容を見事克服できていれば、あなたはその部下に対し評価せざるを得なくなります。

なぜなら、営業スタッフは自ら問題点を発見し、自ら解決させたからです。

そして、上司にとってもメリットが2つでてきます。

1つ目は仕事が速く処理できる点です。

そして、2つ目は今後、別の部下が似た問題を抱えたときに解決策を提示できる点です。

すべてにおいて時間の節約ができるようになります。

これはまさにその部下のおかげで全体目標を達成させるためのノウハウが集まり、達成の可能性も高まったことを意味します。

さて、ここでもう一度、冒頭の評価を下げる報告書を読み返してみましょう。

あれらが評価を下げてしまう理由がよく理解できると思います。

A: 「今週は再訪問したとき留守が多かった。再訪問をするときは時間帯を考えないといけない」。

B: 「今日はもっと積極的に声かけをしなければならないと感じた」。

C: 「もっとお客様の話を聞いた後、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

いかがでしょうか?

どんな目標のどんな結果に対して振り返っているのかがわかりませんよね。

あなたがこの報告書を受け取ったら不安になりませんか?

私は不安でした。

なぜなら、繰り返しになりますが、何について振り返っているのかがさっぱりわからないからです。

だから、「また明日も(今週も来月も)同じことを繰り返しはしないか……」となるのです。

上司にわかりやすく報告していかなければなりません。

 

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ちなみに、Cさんのどこが悪いの?

例えば、Cさんを見てみます。

C:「もっとお客様の話を聞いた後、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」。

もちろん、Cさんの現場でも個人目標が設定されているでしょう。

ここでは設定として、週間目標が10件だったとします。

しかし、Cさんの結果は2件でした(他の社員の結果は7件、8件だったとします)。

このようなとき、上司が考えることは、「なぜ、Cさんも7件前後の結果じゃないのか?」です。

Cさんの報告書にはお客様とのコミュニケーションについての反省が記されています。

すると上司は、「Cさんはコミュニケーション以外にも改善点があるはずだ。声かけ数は平均に足りているのか? 休憩時間のとり方は間違っていないか? 実際どんなコミュニケーションをしたのか? 今後、それをどう変えるつもりだろうか?」と、たくさん気になるところが見えてきます。

そこで、Cさんがあまり深く考えずに活動をされているとどうなるでしょうか?

上司はCさんのセールスコミュニケーションについて根掘り葉掘り質問してくるようになります。

そして、改善方法を強制的に命令してくることになります。

さて、反対に、もしCさんが結果が7件だったらどうでしょうか?

Cさんは、「もっとお客様の話を聞いた後、商品の提案をしなければ成約につながらないと感じた」と報告したとします。

残念ならがら目標10件に届いていません。

しかし、平均実績の7件です。

すると、上司は、「コミュニケーションは良いのだろう。したがって報告書に記載されているコミュニケーションが問題ではないはずだ。それよりもアプローチ数や商談の時間帯など『戦略(動き方の構成)』を変えてみたほうがいいのでは? モチベーションはどうだろう?」と考えます。

要は、Cさんの報告書には、結果に対する理由がズレていたり、今後の改善策が記載されていないのです(または、あいまいだったりします)。

それで上司が突っ込んでくるのです。

ここからも見えてくるのは、私たちが評価の上がる報告書を書くために、まずは、「自分の目標と結果に焦点を当てる」。

それと同時に、「上司の目標にも焦点を当てておく」。

そして、「『上司の目標と自分の目標を達成させたい』と、感じてもらえるような書き方にする」。

これらをベースにして報告書をつくっていくのです。

このベースを大切にされながら「結果 → 理由 → 改善策 → 方法論」で書いていくと、上司はとても満足されます。

すなわち、評価を上げることができるようになるのです。

 

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報告書の書き方のコツ……結果を分析する(その分析のために手当たりしだい「ひらめいてみる」)

評価が上がる報告書に仕上げていくためには、書き方が大切です。

書面上を素晴らしく躍動させるのですね。

まあ、そんなに大げさでなくてもいいのですが、しかし、書面上をきっちり仕上げておく必要があります。

そのためには、次の2つのコツを押さえておかれると良いでしょう。

1、あなたの活動結果を分析する。

2、文章力。

この2つが揃うと内容の濃い報告書が提出できるようになります。

結果の分析のやり方がわからないという人もいらっしゃると思います。

そこで結果を分析するコツもご紹介していきます。

 

実は分析って簡単です。

その結果になった原因を適当にひらめきに任せて考えるだけです。

適当に、あなたのひらめきに任せればいいのですね(すぐできそうですよね?)。

「なんでこの結果になった? 理由は何だろう?」と自問を開始します。

その回答をひらめきに任せてたくさん思いつくだけでいいです。

なぜなら、実は、この自問には正解がないからです。

正解がないというか、本当の答えなんて誰も分からないことが多いのです。

例えば、「私はクロージングで積極的に押した。だから成約になった」と考えていた販売員がいたとします。

しかし、実際のお客様はこう感じていたのです。

「最初から買う気だった。あの店員はうっとうしかった」。

本当の答えなんて分からないことのほうが多いのです。

したがって、結果を分析するときには適当にひらめきを大切にしていきます。

頭をフル回転させるだけでいいのです。

例えばこんな感じです。

・集客が悪かった原因は……まだ10月の第3週だけど雪が降らなかったからだ(←適当過ぎますよね? でもこれでOKです。ひらめき感まんさいですよね。こういう適当なことをひらめけることがはじめは大切になります)。

・クロージングでしっかりと押せたからだ。

・お客様が皆、外出していたからだ。

・お客様の気分が下がる言葉を使ったからだ。

・契約を獲ろうとあせりすぎたからだ。

・髪を切って第一印象が悪くなったからだ。

・水曜日だからだ。

・給料日前だったからだ。

・お客様が我が社のファンだったからだ。

・新しいCMが評判だったからだ。

・他社のイベントコンパニオンに美人がいたからだ。

こんな感じで、あなたのひらめきに任せてポンポンポンと適当に原因を考えてみます(「やる気がなかったからだ」だけはNGです。ひらめきとしては素晴らしです。おそらくそれが原因なのでしょうが書面にする内容ではありませんね。笑)。

私の場合ですが、いつも適当にひらめきに任せていました。

すると、何回も同じような原因が登場します。

すると、気がつくといつの間にか、「あっ、これだな……」と、すぐに結果の原因に辿り着けるようになりました(もちろん、厳密にはそれが正解ではありませんが)。

このように結果を分析する作業をひらめきに任せて気楽に適当に考えていると、そのうち問題点がサッ! と分かるようなります。

そうなってくると結果の分析がうまくなってきます(上司が「たしかにそうだな」と納得する回数が増えます)。

あとは文章力です。

文章の書き方は簡単です。

主語、述語を近づける。

短く書くだけです。

そして常に、「要は、上司に何を伝えたいのか?」、そして「上司に10秒以内で理解してもらえるようにする」、この2つを意識するだけです。

これらを意識しながら主語と述語を近づけていけば、上司が報告書を読むさいに時間と労力を最小限に抑えることができます。

例1:

個人目標: 2件。

全体目標: 10件。

本日は成約1件。

お客様は40代男性。

A社ユーザーだったが商品比較にて成約。

本日の接客数は7名。残りの6名は検討段階。

6名は情報収集目的で来店されていた。

『来月のボーナスが出たら購入するつもりだ』『今は自分に合う商品を探している』などと述べられていた。

6名全員が新規だった。

ゆえに6名へ名刺を渡している。

今月の新規への名刺配布は31枚。

今月中のリピート数は7名。

その7名中6名は成約済み。

 

例2:

本日は成約1件。

お客様は40代男性で他社の価格に納得ができず来店。

価格と品質比較に納得いただきて成約に。

本日の接客数7名。

すでに自社サービスを利用されていた数3名。

検討段階3名。

3名は価格について情報収集されており、家族会議後に再来店の予定。

電話番号を入手できたので、○日までに再来店が無ければ、営業電話をしていく予定である。

※この報告書の内容はあくまで例です。

わざとたくさんの文章を並べておりますが、上司が求めている視点に沿って書いていかれることが大切です。

文章は短く。

主語と述語を近づける。

それだけで上司は、かなり内容の把握が楽になります。

そして上司の時間短縮をさせてあげられるようになります。

以上が、評価が上がる日報、週報、月次報告書の書き方(1)でした。

もしかしたら、この記事はあなたの会社が求めている報告書の書き方に対応できないかもしれません。

なぜなら、会社によって、または上司によって報告書に対する考え方が様々だからです。

したがいまして、ぜひ、あなたの上司が求めている視点に沿いながら、うまく報告書をまとめてみてください。

ちなみに、私が営業メンバーとして現場で活動していたときの上司は「自己分析」を求めてきました。

反対に、私が営業マネージャーになったときは「結果」「理由」を簡単に書いてもらうだけにしていました。

細かいことは部下だった方々と昼食のときやお酒の席で直接ヒアリングをして ”アドバイス” として指示をしていました。

この記事があなたの報告書作成の参考になれれば嬉しいです。

ぜひ、あなたの報告書がどんどんと評価されますことを陰ながらではございますが、心より願っております。

それと同時に、あなたの実績もますます伸びていかれますことも心から応援しております。

以上、「評価が上がる日報、週報、月次報告書の書き方(1)」でした。

一二 三四朗(ヒフ ミシロウ)でした。

ありがとうございました。

 

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追記:

ここまで読んでくださって、ありがとうございます。

最後に、私からメッセージです。

 

私は、「この仕事でもっと実績を出したい!」とお考えの方を応援しています。

ぜひ、その目標が達成されてほしいと願っております。

そして、早く会社から評価され、年収もたくさん稼いでほしいとも思っています。

なぜなら、20代の私自身が売れない営業マンだったからです。(笑)

私は売れない期間が長く、ストレスまみれでした(本当にイヤな思い出ばかりです。笑)。

したがいまして、このブログを読まれた方で、もし同じように苦労されている方がおられるのなら、はやく解放されてほしいと思わずにはいられません。

それゆえに、私からのメッセージは、はやく高い実績を出して、楽に仕事をしてほしいということです。

実績へのプレッシャーを楽しめるほど、「こうやれば実績が出せる」と自信とセールス技術を獲得してほしいと願っています。

そのためには、やっぱり努力が必要です。

セールスの専門知識の勉強。

現場での実践。

フィードバック。

これを高いメンタルを保ちながら、繰り返していかなければならないでしょう。

そこで下記に、私が「セールスの専門知識」の習得に役に立つと思う書籍もご紹介いたします。

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